قائمة مرجعية الإخطار لحركتك
نقل مكتب معقد. مع الكثير من الأشياء للقيام بها ، من السهل التغاضي عن المهام الأصغر ، ولكن الحيوية. للحفاظ على تحرك مكتبك على الطريق الصحيح ، استخدم دليل قائمة التحقق التالي الذي سيضمن عدم التراجع عن أي شيء.
اذهب أيضا من خلال قائمة مراجعة سهلة للمهام الأساسية لمساعدة مكتبك على التحرك.
إخطار الشركات وعملاء النقل
يمكن استخدام قائمة الإخطار التفصيلية التالية بالاقتران مع مقالة تحديث معلومات العمل قبل نقلها.
عند استخدامها معًا ، ستجد أنك قد غطيت جميع قواعدك.
يجب أيضًا السماح لعملائك بمعرفة ما إذا كنت ستغلق على الإطلاق أثناء التنقل أو تقليل ساعات عملك. سيكون هذا إشعارًا مهمًا لضمان عدم إحباط العملاء إذا تم قفل بابك ، وستوفر لك المعرفة في وقت مبكر عندما تكون منفتحًا للعمل الكثير من المكالمات الهاتفية والعميل من الذهاب إلى منافسك للحصول على الخدمة. بعبارة أخرى ، اسمح لعملائك بمعرفة خطتك لخدمتهم أثناء عملية النقل.
العملاء والعملاء
من الجيد أن تدع قاعدة عملائك يعرفون عن الخطوة أولاً ، ويفضل أن يكون قبل شهر على الأقل من حدوث هذه الخطوة. تقديم معلومات عن الموقع الجديد ، إما عن طريق إرسال خطاب رسمي أو بريد إلكتروني مع خريطة مرفقة أو مرفقة للجميع في قاعدة بيانات شركتك. أو في حالة وجود متجر بيع بالتجزئة ، وضع خريطة وإشعار على الباب الأمامي وتوفير نشرة إعلانية صغيرة مع كل عملية شراء.
انشر المعلومات على صفحة الويب الخاصة بك مع توجيهات سهلة المتابعة وأي تفاصيل ستجعل عملائك يعودون ؛ يمكن أن يشمل هذا بيع "نقل" أو حفلة افتتاحية رسمية.
مزودي الخدمة ، البائعين والوكالات الحكومية
إخطار الخدمات والبائعين التي تستخدمها شركتك على أساس منتظم.
قد تشمل الطابعة أو البريد السريع أو متجر مستلزمات المكاتب أو مزود خدمة الإنترنت.
البنوك والتأمين
سوف تتطلب البنوك إخطارًا مبكرًا ؛ ستحتاج إلى تغيير العنوان في شيكات الشركة ، ثم إجراء الشيكات المطبوعة ، وإخطار شركات بطاقات الائتمان وأي مؤسسات مالية أو مزودي خدمات آخرين. قد تقرر أن شركتك سوف تستفيد من نقل حسابات الأعمال من بنك إلى آخر أو من فرع إلى آخر ؛ تحدث مع ممثل البنك الذي تتعامل معه حول الخدمات المتاحة في الموقع / الحي الجديد.
شركات التأمين تحتاج أيضا إلى أن يتم إخطار في وقت مبكر. ستحتاج إلى تقييم المساحة الجديدة وتزويدك بتقدير جديد إن أمكن. هذا هو وقت عظيم للتحدث مع شركة التأمين الخاصة بك عن نقل التأمين وما ستحتاج إليه لضمان حماية مكتبك.
تغيير رسائل الهاتف الواردة
جنبا إلى جنب مع تحديث معلومات الشركة والمواد التسويقية ، هناك طرق أخرى يمكنك من خلالها ضمان أن الجمهور يتعلم عن الخطوة القادمة. أضف إشعارًا إلى خدمة الرد الآلي / خدمة البريد الصوتي توضح تاريخ النقل ، وأين تنتقل إليه وكيف يؤثر ذلك على الخدمة. كما توفر معلومات الاتصال للعملاء الذين قد يكون لديهم مخاوف محددة.
اطلب من الموظفين أيضًا تغيير خط البريد الصوتي للمكتب المباشر لديهم بمعلومات حول هذه الخطوة والعنوان الجديد. مرة أخرى ، إنها طريقة سهلة لتذكير جهات الاتصال بالخطوة وإعلام أولئك الذين ليسوا في قاعدة بيانات الاتصال الخاصة بالتغيير.
تغيير خط التوقيع الخاص بك
إن إضافة إشعار في سطر توقيع البريد الإلكتروني لجميع الموظفين يضمن أن كل رسالة بريد إلكتروني يتم إرسالها سوف تذكر المتلقي للحركة القادمة. هذه طريقة رائعة للوصول إلى الأفراد وليس في قائمة جهات اتصال الشركة.
ختم المراسلات الصادرة
قم بشراء طابع أحمر يشير إلى "ملاحظة عنوان جديد"؛ يمكن شراء الطوابع عادةً من متجر مستلزمات المكاتب. ختم الطابع المطبوع حديثًا للتأكد من معرفة المستلمين بتغيير العنوان. لاحظ أن خطوة الإشعار هذه قد لا تكون سارية المفعول إلا بعد اكتمال النقل.
هاتف
يجب أن تكون هذه هي الأداة الأولى التي تتصل بها بشأن حركتك ؛ إذا كنت ترغب في التأكد من أن نشاطك التجاري لا يزال مفتوحًا أثناء التنقل أو أن أقل قدر ممكن من الإزعاج. دع شركة الهاتف تعرف متى تكون هذه الخطوة وتطلب تثبيت الهواتف وجاهزة للعمل في الموقع الجديد قبل يوم من تاريخ الانتقال ، فقط لضمان تشغيل النظام في تاريخ الانتقال.
اطلب من الشركة أن تنشئ نظامًا للاتصال الهاتفي فعالًا في يوم انتقالك. إذا كانت شركتك تقوم بتغيير أرقام الهاتف ، فطلب أن تتم إضافة استشاري إلى الرقم القديم الخاص بك للسماح للمتصلين بمعرفة تغيير رقم الهاتف. بمجرد الانتقال ، من المستحسن الاتصال برقمك القديم للتأكد من أن الخدمة في مكانها الصحيح. تأكد أيضًا من تحديث رقمك التجاري الجديد وعنوانك في دليل الهاتف والدليل التاليين.
مكتب البريد والبريد الإلكتروني وحسابات وسائل الإعلام الاجتماعية
إخطار مكتب البريد الخاص بحركتك وترتيب إرسال البريد لبضعة أشهر بعد النقل. كما تمت الإشارة سابقًا ، أضف إشعارًا للنقل إلى خطوط توقيع الموظف قبل النقل واتباع الخطوة أيضًا ؛ بعد نقل التوقيع يجب أن يطلب من المتلقي ملاحظة تغيير العنوان ومعلومات الاتصال.
كما ينبغي أيضًا إخطار شركات التوصيل العادية التي تلتقط وتنسحب من تغيير العنوان وأي تغييرات تطرأ على الخدمات.