لا تنسى هذه المهام
يمكن أن يكون التحضير لنقل المكتب أو العمل أكثر تعقيدًا من نقل المنزل. يعد الإعداد أمرًا أساسيًا وضمان اكتمال كل شيء في قائمتك أمرًا ضروريًا. استخدم قائمة التحقق السريعة هذه كدليل لإبقاء شركتك على المسار الصحيح.
تحديد الإطار الزمني والجدول الزمني
يجب أن يكون الإطار الزمني الخاص بك هو أول شيء تقوم به. عيِّن التاريخ الذي يجب فيه إخراج جميع العناصر من مساحة المكتب ، وهذا هو تاريخ خروجك النهائي.
قد تحتاج إلى بضعة أيام للخروج فعليًا ، اعتمادًا على كمية الأشياء التي يجب عليك نقلها. اعمل للخلف من تاريخ المغادرة وقم بعمل قائمة بكل الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها قبل وصول الشاحنات.
تعيين المهام وإعداد لجنة التحرك إذا لزم الأمر
من الجيد أن يشارك الموظفون في هذه الخطوة في وقت مبكر . يمكن للجنة التحرك ليس فقط مساعدتك في تنظيم وتخطيط الخطوة ولكن أيضا تساعد في تسهيل الانتقال لبقية الموظفين. اطلب من اللجنة مراجعة جميع المهام وتعيين الأدوار حسب الحاجة. مع تقدم هذه الخطوة ، ستحتاج على الأرجح إلى إضافة المهام إلى القائمة وكما تفعل ، تأكد من تعيين المهام أيضًا - هناك الكثير من المهام للقيام بها بنفسك.
قم بإعداد خطة الاتصالات الداخلية والخارجية
ستضمن خطة الاتصالات الداخلية أن يتم إبقاء الموظفين على علم بالخطط المتحركة بينما ستحافظ الخطة الخارجية عملاءك ومورديك على آخر المستجدات بشأن أنشطة أعمالك أثناء التنقل حتى تتمكن من الحفاظ على عملك أثناء العملية.
استئجار المحركون
مثل أي تحرّك ، يستغرق توظيف الأشخاص المحترفين جيدًا وقتًا طويلاً ويجب أن تكون إحدى المهام الأولى في قائمتك. اطلب من أحد الموظفين تطوير قائمة تضم على الأقل خمس شركات متحركة ، ثم تأكد من استقصائك بدقة قبل أن تستأجرها . تحديد الميزانية ، والحصول على عروض الأسعار ، ومقارنة الخدمات عبر الشركات المتحركة لتحديد أي شخص يتم تعيينه.
توظيف المهنية باكرز
إذا كانت ميزانيتك المتحركة قادرة على دعم توظيف الحِزم المحترفين ، فافعل ذلك. هذا سيوفر عليك وموظفيك من الاضطرار لحزم مناطق المكتب الشائعة والتي غالباً ما تكون أكثر الأماكن صعوبة لحزمها ونقلها. يمكن أن يُطلب من الموظفين تعبئة مكاتبهم أو مكاتبهم لأنها توفر أيضًا فرصة للموظفين لتنظيف أماكنهم والتخلص من الأشياء التي لا يحتاجون إلى نقلها.
قم بإنشاء خطة وتخطيط Office جديد
هذا هو المكان الذي ستكون فيه لجنة التحرك الخاصة بك مفيدة حقًا. من الصعب دائمًا الانتقال إلى مساحة جديدة ولكن عندما تحتاج إلى معرفة أين يذهب كل شيء والجميع ، يستغرق ذلك الكثير من الوقت. تأكد من معرفة مكان وضع كل قطعة من الأثاث وسيجلس كل موظف. كلما كانت الخطة أكثر تفصيلاً ، كان ذلك أفضل.
التحدث مع البائعين الحاليين
قد يعني نقل النشاط التجاري تغيير مقدمي الخدمات. تحقق من العقود الخاصة بك ثم تقرر ما إذا كنت ستبقى مع البائعين الحاليين أو إذا كنت سوف ننظر في التحول. ستحتاج إلى تحديد ما ستحتاج إليه المساحة الجديدة من خطوط الهاتف والبنية الأساسية للشبكة. تحدث إلى المالك الجديد والبائعين للتأكد من أنك تعرف ما يحتاجه الفضاء الجديد لذلك لا توجد فجوة في الخدمة.
أي من المعدات التي تقوم بتأجيرها ، اتصل بالوكيل لإخبارهم بالانتقال وأفضل طريقة للحصول على معداتهم إلى الموقع الجديد.
إبقاء الموظفين محدثة ومستنيرة
قد تكون هذه الخطوة صعبة على الموظفين . يمكن أن يعني ذلك تغييرًا في كيفية تنقلهم وما إذا كانت انتقالاتهم أطول الآن من قبل الانتقال. إذا كنت تنتقل إلى مساحة أصغر ، فسيتعين على الموظفين معرفة كيف سيتم تعيين المكاتب وما سيبدو عليه المكان الجديد. يجب إبلاغ الموظفين في كل خطوة في العملية. حاول الاحتفاظ بجدول زمني متحرك على لوحة نشرات المطبخ أو أي مساحة مشتركة أخرى حتى يتمكن الناس من رؤية كيف تتقدم الأمور وما هو متوقع منهم كموظفين.