01 من 07
كيفية إعداد نظام تخزين ورق + سوف يعمل لك للأبد
belchonock / غيتي صور النضال حقيقي: إدارة الأوراق وفوضى الورق هي الحفر. ولهذا السبب من الأهمية بمكان إنشاء نظام حفظ ملفات منزلية سهل الاستخدام يمكن استخدامه بالفعل. اليوم ، هذا ما سنفعله معًا.
هدف
تعرف على كيفية إعداد نظام حفظ الملفات المنزلية الذي ستستخدمه فعليًا لبقية حياتك. يجب أن تكون مرنة لاستيعاب التغييرات في نمط الحياة ، ويجب أن تكون بسيطة حتى تبقى فعليًا.
ماذا ستحتاج
- خزانة الملفات أو صندوق الملفات
- معلقة مجلدات الملفات (أنا أحب هذه الملفات الملونة التي هي في الصورة أعلاه)
- حامل ملف سطح المكتب
- التقطيع
- سلة إعادة التدوير
- ملف المجلدات
- صانع العلامة أو القلم
توقيت
هذا هو مشروع عطلة نهاية الاسبوع. لا نوصي ببدء هذا العمل في أحد أيام الأسبوع بعد يوم طويل من العمل / المدرسة ، وما إلى ذلك. ابدأ هذا الصباح في صباح يوم السبت أو الأحد ، مسلحين بفنجان من القهوة أو الشاي ، ودعونا ننطلق إلى هذا الموقف.
02 من 07
جمع كل من الأوراق الخاصة بك معا في مكان واحد
ستيف كومة / غيتي صور الخطوة الأولى في إعداد نظام الإيداع المنزلي هي تقريب كل ملفاتك وأوراقك إلى نفس المساحة حتى يمكنك الفرز وإعادة التدوير والتقطيع. وجود كل شيء في مكان واحد له المزايا التالية:
- وسوف تبقيك تركز على المهمة في متناول اليد. عندما تحاول إنجاز مهمة لا ترغب في حمايتها (مثل الإيداع) ، وأي عذر للتجول والبدء في مشروع آخر جديد. إذا كان لديك كل المستلزمات الخاصة بك (المذكورة هنا) وجميع أوراقك في مكان واحد ، فأنت لا تملك عذرا حقيقيا ولكنك تحفر.
- ستكون أكثر شمولاً إن القيام بعملية مسح لمنزلك في المقدمة يعني أنك لن تضطر إلى تكرار المهمة بعد بضعة أسابيع من الآن عندما تجد كومة من الأوراق في غرفة الغسيل.
عدد قليل من الأماكن للبحث عن الأوراق (بخلاف الأدراج المكتبية الواضحة ، وخزانات حفظ الملفات وكومة البريد):
- غرفة المعيشة. تميل الأوراق إلى التراكم في غرفة المعيشة لأننا في الغالب لا نملك فكرة عن ما يجب فعله بها. هذا هو السبب في أنه يجب عليك دائمًا وضع أوراق لست متأكدًا مما يجب فعله حتى الآن في صندوق البريد الخاص بي.
- حقائب . حقائب الظهر ، حقائب العمل ، حقائب اليد ، حقائب الجيم ، والحقائب.
- المطبخ. أكوام الورق لديها طريقة تنتهي في المطبخ. هذا لأن المطبخ غالباً ما يكون أول مكان نتوجه إليه عندما نسير عبر الباب.
لذا ، اجمع كل أوراقك ثم ...
اختر مكانًا جيدًا بسطح صلب يمكنك إنشاء 5 أكوام عليه. قد يكون هذا طاولة المطبخ ، أو سرير غرفة الضيوف ، أو مكتبك إذا كان كبيرًا بما يكفي. إذا لم يكن لديك سطح كبير بما فيه الكفاية ، فإن الأرضية تعمل أيضًا.
إذا كان لديك العديد من الأوراق التي قد تتساقط عليها أكوام ، استخدم صناديق أو صناديق من الورق المقوى. قم بتمييزهم لإبقائهم منفصلين وتجنب الأخطاء - مثل إلقاء عائدات الضرائب في العام الماضي عن طريق الخطأ في صندوق "إعادة التدوير".
03 من 07
فصل أوراقك في خمس فئات
فصل جميع أوراقك إلى خمس فئات. صور / جيتي الآن حان الوقت للنزول إلى العمل. سيكون عليك ملامسة كل ورقة واتخاذ قرار بشأنها.
القاعدة: يجب عليك اتخاذ قرار حول كل قطعة من الورق. سيتم الانتقال إلى واحدة من هذه الفئات الخمس:
الإجراء: الأوراق التي تحتاج إلى اتخاذ إجراء بشأنها ثم تجاهلها. لا تخلط بين هذه الأمور وبين ما نشير إليه في الفئة أدناه على أنها "أسرة". يتم حفظ المستندات المنزلية بشكل دائم ، وسيتم استخدام ملفات الإجراءات مرة واحدة ثم يتم التخلص منها.
أمثلة: الدعوات ، وتذاكر وقوف السيارات ، وتذكيرات التعيين ، والواجبات المنزلية ، والفواتير ، وما إلى ذلك.الأرشيف: أوراق أو مستندات تحتاج إلى تعليقها ولكنك لا تحتاج إلى الرجوع إليها أو استخدامها أكثر من مرة أو مرتين في السنة.
أمثلة: الإقرارات الضريبية ، والسجلات الطبية ، والسجلات الأكاديمية ، والإثبات الذي شاركت به في مهام المحلفين ، والأفعال ، والإيجارات ، والعقود ، وما إلى ذلك.الأسرة: هذه الأوراق التي تستخدمها للحفاظ على منزلك (وحياتك) قيد التشغيل.
أمثلة: قسائم ، وصفات ، كتيبات إرشادية للمستخدم ، إيصالات لضرائب هذه السنوات ، وثائق للسفر ، إلخ.إعادة التدوير: الأوراق والمستندات التي لا تندرج تحت أي من الفئات أعلاه ولا تحتوي على معلومات شخصية.
أمثلة: بريد عشوائي ، أوراق عمل من حلقة دراسية لم تعد مهتمًا بها ، الصحف ، المجلات ، الواجبات المنزلية القديمة التي لا تحتاجها ، الأظرف المستخدمة ، إلخ.أجاد: أوراق ووثائق لا تندرج ضمن الفئات 1-3 ولكنها تحتوي على معلومات تعريف شخصية.
مثال: عروض بطاقات الائتمان ، وكشوف بنكية قديمة ، وفواتير ، إلخ.
04 من 07
Declutter + تجاهل المستندات والملفات التي لم تعد بحاجة إليها
dra_schwartz / غيتي إيماجز أكبر كومة ستتم إعادة تدويرها. أعد تدويرها أولاً - الهدف هنا هو تقليل كمية الورق التي تتعامل معها بأسرع وقت ممكن.
بعد ذلك ، قم بتمزيق آلات تمزيق الورق - يجب أن يشمل ذلك أي شيء يحدد هويتك وراء اسمك وعنوانك.
بدلا من ذلك ، فإن هذه الحراسة الخاصة بك الأسطوانة من مخزن الحاوية بأسعار معقولة جدا وعملي جدا بالنسبة لأولئك الذين سئموا من وجود ازدحام التقطيع الخاص بك. وبهذه الطريقة يمكنك ببساطة ختم معلومات الهوية الخاصة بك وإعادة تدوير البريد والمستندات مع المعلومات الشخصية عليها بدلاً من التمزيق.
الآن بعد أن تلقيت المحتوى غير المرغوب فيه ، حان الوقت للانتهاء من إعداد نظام يكون:
- سهل الاستخدام ، لذا ستستخدمه فعلاً ؛
- مرنة بما يكفي لاستيعاب التغيرات الحياتية والمشاريع الجديدة ؛ و،
- آمن لذلك عندما تحتاج إلى العثور على شيء سريع ، يمكنك العثور عليه.
الجمال هنا هو أنه يمكنك كسر هذه الفئات بدرجة أكبر اعتمادًا على كمية الورق التي تأتي من وإلى منزلك أو مكتبك.
05 من 07
إعداد ملف أرشيف لنظام الإيداع المنزلي الخاص بك
كارولين هيبارد / غيتي إيماجز من السهل جدًا تحديد الأوراق التي تذهب إلى ملف الأرشيف الخاص بك. هذه هي أهم الأوراق التي تمتلكها. إنهم يثبتون أنك وعائلتك موجودون ، ويدفعون ضرائبك ، وبيوتك وسياراتك ، التي تخرجت من الكلية ، ويمكن أن تسافر خارج بلدك على جواز سفر أو تأشيرة. إذا كنت مالكًا لنشاط تجاري أو تمتلك أكثر من موقع ، فسيكون هذا الملف أكبر.
فيما يلي قائمة بالأساسيات التي يجب الاحتفاظ بها في هذا الملف:
- عائدات الضرائب
- سجلات طبية
- السجلات الأكاديمية
- إثبات أنك خدمت هيئة المحلفين
- الأفعال
- عقود الإيجار
- انكماش
- جوازات السفر
- حتى بطاقات الأمان سيال
- سجلات التوظيف
- شهادات معمودية
- وثائق التأمين على الحياة / التقاعد
قم بتخزين هذه الأوراق في مربع ملف في المجلدات المسماة. فكر في شراء صندوق مضاد للحريق بمجرد أن تبدأ في الحصول على المزيد من "الأشياء" للحفاظ على سلامتك.
احتفظ بالملفات التي تستخدمها كثيرًا (ويعرف أيضًا بضع مرات في السنة) في المقدمة. قاوم الرغبة في الإفراط في تنظيم هذه المساحة لأنك إذا حصلت على درجة محددة من الدقة ، فستجد في الواقع صعوبة في العثور على الأشياء عندما تحتاج إليها حقًا. بشكل عام ، إذا كنت تغطس في ملف الأرشيف ، فأنت في الحقيقة بحاجة إلى هذه الورقة بحيث تجعل الأمر سهلاً قدر الإمكان على نفسك.
فيما يلي فئتي:
- أكاديمي
- سيارة
- توظيف
- الأمور المالية
- الصحة
- هوية شخصية
- تأمين
- العقارات
تنظيمها أبجديًا ، ولكن احتفظ بملف ID مقدمًا. هذا له أشياء مثل شهادة الميلاد وجواز السفر وبطاقة الضمان الاجتماعي وشهادة المعمودية. هذا هو المكان الذي يجب أن تحتفظ فيه برخصة زواجك.
لتخزين هذه الأوراق ، ضع في اعتبارك أن صندوق الأوراق المالية عالي الأمان الذي يعتبر أقل من 50 دولارًا أمريكيًا قيمة كبيرة *. خيار آخر هو مربع وصفة عالية للأمن. تم تصميم هذا واحد للإمدادات الطبية ولكن يمكن بسهولة عقد العديد من الأوراق لا يفقدها.
يمكنك إعداد ملف بنفسك بنفسك ، أو يمكنك استخدام FileSolutions Home Filing System.
* إذا فقدت هذه الملفات ، فسوف ينتهي بك الأمر دفع الكثير ، وأكثر من ذلك بكثير للحصول على نسخ من المسجلين ، المدينة / مدينة كتبة ، والمؤسسات الأكاديمية ، وما إلى ذلك ، لذلك 50 دولار هو استثمار الذكية ، جديرة بالاهتمام.
06 من 07
ترتيب ملف الأسرة
Sappington تود / غيتي صور إليك قاعدة عامة جيدة لما يجب تخزينه في ملف منزلك: أي شيء قد تحتاجه في المستقبل ، ولكنك لست بحاجة إلى اتخاذ إجراء في الوقت الحالي ، ولا ينتمي إلى ملف الأرشيف. استخدم ملف العائلة الخاص بك (يسمى المصنف المنزلي) كمثال حتى تحصل على فكرة أفضل عن ما يتم تخزينه في هذا الملف وما لا يجب فعله.
أولاً ، بدلاً من صندوق الملفات أو الحاوية ، قمت بإنشاء رابط مع أقسام ومن ثم جيوب لتخزين أشياء مثل القسائم وبطاقات الهدايا. يمكنك استخدام هذا الرابط ولديك أقسام لما يلي:
- كوبونات / رسائل Groupon
- بطاقات الهدايا
- وثائق للرحلات القادمة / السفر
- الخصومات التي قمت بتقديمها وأنا في انتظار استلام الشيك
- إيصالات للعناصر ذات التذكرة الكبيرة مثل جهاز أو قطعة أثاث كبيرة
- احصل على جيب لجميع بطاقات المكافآت الخاصة بك
- ملاحظات ومواد مرجعية للمشاريع القادمة التي تعمل عليها
- وصفات*
- إيصالات الضرائب
- التأمين على السيارات / الوطن / المستأجر
ربما يمكنك فقط مسح معظم هذه الملفات إلى حساب Evernote ، ولكن عندما تحتاجها ، ستحتاج إلى طباعتها مرة أخرى ، لذا قم بإيداعها في دفتر الملاحظات هذا وأطلق عليها اسم "المصنف المنزلي" الخاص بك.
* احتفظ بملف منفصل للوصفات التي تريد إرجاعها في يوم من الأيام ولكن لم تفعل ذلك.
07 من 07
انشاء ملف العمل
أوتامارو كيدو / غيتي إيماجز ملف الإجراء عبارة عن الأوراق التي تحتاج إلى اتخاذ إجراء بشأنها ثم تجاهلها. أي مستندات أو أوراق تحتاج إلى تقديمها بشكل دائم أو لفترة طويلة (أكثر من شهر) ، ربما تنتمي إلى ملف العائلة الخاص بك.
ملفات العمل هي:
- سوف تستخدم مرة واحدة ثم يتم التخلص منها ؛ أو،
- الملفات التي تنتظر اتخاذ إجراء بشأنها.
استخدم مربعًا للاحتفاظ بهذه الأوراق ، على وجه التحديد ، ونوصي بهذا المربع. اختر اللون البرتقالي لأنه لون مبهرج والتفكير هو ، وسوف تحصل على الذهاب من خلال مربع على الأقل مرة واحدة في الأسبوع. ويمكن أيضًا أيضًا أن يضاعف دور In Box للمساعدة في إدارة البريد .
فيما يلي أمثلة لما يجب الاحتفاظ به في ملف الإجراء الخاص بك:
بريد وارد:
- أي شيء تتلقاه في البريد يدخل في هذا الملف
- أي قطعة من الورق يسلمها شخص ما أو تمسك بها وتسحبها في حقيبة يدك هنا
عناصر التقويم:
- دعوات للأحداث القادمة وأي اتجاهات أو بطاقات استجابة تأتي معها
- دفع الفواتير ثم ازالتها او اعادة تدويرها
- إذن ينزل للتوقيع
- تذكير موعد
عناصر للدفع:
- تذاكر وقوف السيارات للدفع
- دفع الفواتير
البنود الخاصة بك أنا في انتظار:
- استلام أي شيء اشتريته مؤخرًا في حال قررت العودة. على سبيل المثال ، إذا حصلت على حزمة من Amazon ، فأنت ترمي قسيمة التحزيم في سلة المهملات هذه في حالة عدم نجاح المنتجات ويجب عليك إعادتها. كما سبق لك للحزم الأخرى التي تتلقاها.
- إيصالات لأي شيء تنتظر. على سبيل المثال ، إذا أرسلت فاتورة إلى شركة التأمين الخاصة بك وأنت في انتظار السداد ، فستدخل في هذا الملف. إذا كنت قد ردت شيئًا وكنت تنتظر ظهور المبلغ المسترد في كشف حسابك المصرفي أو في فاتورة بطاقة الائتمان الخاصة بي ، فستظهر في هذا المربع.
يمكنك تقسيم هذا الملف إلى مزيد من الفئات ، ولكن من الأسهل إرم كل شيء في هذا المربع ثم الانتقال إليه مرة واحدة أو مرتين أو ثلاث مرات أسبوعيًا. في هذه المرحلة ، يمكنك إعادة تدوير أو تقطيع أي شيء لم تعد بحاجة إليه ، أو تقديم أي شيء ينتمي إلى Archive أو Family و عمل أي شيء يحتاج إلى الرد عليه. الهدف هو الحفاظ على هذا الملف صغير قدر الإمكان.
لكن ... الخدعة هي أنه يجب عليك المرور عبر هذا الملف مرة واحدة على الأقل في الأسبوع ، ويفضل أن يتم ذلك في كثير من الأحيان. أنا أوصي بإضافة هذه المهمة إلى روتين تنظيم أسبوعي شخصي ، وبهذه الطريقة تقوم بإيداع وتخزين كمية صغيرة نسبيا من الأوراق مرة واحدة في الأسبوع بدلا من