الحصول على السيطرة على فوضى الورق عن طريق إدارة البريد الخاص بك
إن تعلم كيفية إدارة البريد الخاص بك هو مهمة تنظيمية مرعبة بشكل مدهش لأنك لا تستطيع فقط تنظيم البريد بشكل مرئي ، يجب عليك قراءة كل مستند والضغط عليه من أجل حفظ الملف أو تجاهله. أفضل طريق إلى الإدارة الصلبة هو تقليل كمية الورق الواردة إلى منزلك. تابع القراءة لمعرفة كيفية إدارة البريد في أربع خطوات.
01 من 05
تفريغ غير المرغوب فيه
قم بتقليل كمية البريد التي تتلقاها عن طريق إيقاف البريد غير الهام.
أقسم إذا فقدت ، فإن كتالوج J Crew سيجدني أولاً. تقليل حجم البريد غير الهام الذي تتلقاه سيقلل من الوقت الذي تقضيه في إدارة بريدك. أقل من البريد = وقت أقل.
مكافأة: إنه جيد للبيئة.
02 من 05
الجدول الزمني لها
معظم الناس يقومون بفرز البريد أثناء المشي في الباب بعد العمل وغالبا ما يتوقفون في الوسط لوضع معطفهم أو تحويل انتباههم إلى ما هو لتناول العشاء. مقاومة الرغبة في إدارة البريد حتى يكون لديك الوقت والاهتمام لإعطاء هذه المهمة.
الأسباب:
- إذا قمت بالفرز في طريقك في الباب ، فمن المحتمل أنك لست مستعدًا لإدارة بريدك في ذلك الوقت. أنت في حاجة إلى الأدوات المناسبة (أدناه) والاهتمام لتحديد كيفية استخدام أو تجاهل كل قطعة.
- لا تلمس قطعة ورق أكثر من مرة إذا لم يكن لديك أيضًا. هذا ما يجعل إدارة الورق مرهقة للغاية: يجب عليك قراءتها في كل مرة! انتظر حتى تصبح جاهزًا لإدارة وتجاهل.
جدول زمني إما كل يوم أو مرة واحدة في الأسبوع لتنظيم البريد الخاص بك.
03 من 05
أدوات
امتلاك الأدوات المناسبة للتخلص من بريدك أو إعادة تدويره أو الرد عليه.
لا شيء يتوهم ، ولكن لديك ما يلي في متناول اليد:
- التقطيع ، يجب أن يتم قص أي شيء مع تحديد معلومات تتجاوز اسمك وعنوانك على الفور.
- سلة إعادة التدوير - يمكن إعادة تدوير معظم البريد على الفور (فكر في: كوبونات ، منشورات ، إعلانات).
- نظام التقديم والتقويم - بالنسبة إلى البريد ، يلزمك اتخاذ إجراء إما في الحال أو في المستقبل.
من جانب "في متناول اليد" ، أنا أقصد حقا في متناول اليد. لا يكون لديك جهاز تمزيق وإعادة تدوير في غرف منفصلة. أدير بريدي واقفًا على كل من سلة إعادة التدوير والتقطيع ، ثم أحمل البريد الذي أحتاج إليه لاتخاذ إجراء على مكتبي حيث أعددت تقويمي ونظام إعداد ملفات سطح المكتب. أوصي بمربع ملف سطح مكتب منفصل ، بالإضافة إلى خزانة لحفظ الملفات الأرشيفية للمؤسسة البريدية.
04 من 05
Estabish النظام
هناك 3 'ألعاب نهاية' لكل جزء من البريد:
- الإجراء - يلزمك اتخاذ إجراء على البريد في الحال أو في النهاية. سيتم تقسيم هذا النوع من البريد إلى فئات أخرى مثل الأرشيف / المرجع ، والاستجابة ، والإجراء ، وما إلى ذلك.
- إعادة التدوير - بريد غير هام لا قيمة له ولا توجد معلومات تعريف عنه تتجاوز اسمك.
- Shred - أي قطعة من البريد تحتوي على أي معلومات تعريف عليها تتجاوز اسمك وعنوانك. وهذا يشمل أرقام الضمان الاجتماعي ، وتواريخ الميلاد ، وعروض بطاقات الائتمان ، وما إلى ذلك. هل أنت غير متأكد ما إذا كان عليك إعادة التدوير أو التقزم؟ انظر ماذا أجاد واقرأ المزيد عن سرقة الهوية: كيف تحمي نفسك من سرقة الهوية.
05 من 05
الحفاظ عليها
بعض الطرق التي أتأكد من الاحتفاظ بها:
- كل يوم جمعة (هذا هو اليوم التالي لعيد الشكر) بينما الجميع خارج التسوق ، أجمع كل الكتالوجات التي لم أعد أرغب في استلامها وأطلب منها أن تلغيها.
- اتبع روتين تنظيم أسبوعي ، حيث ندير البريد على أساس أسبوعي.
- يمكنك قراءة المزيد عن كيفية إدارة البريد على أساس يومي.