كلنا كنا هناك. أرسلت خمس وعشرون دعوات لحفلات عيد ميلاد إلى الفصول الدراسية ، ووضعت بشكل واضح مع تاريخ الرد على الدعوة ، ويأتي اليوم ويذهب مع القليل - أو لا - الرد. ربما تحتاج إلى إعطاء رئيس العد إلى مكان الحفلة أو خطة ما يكفي من الطعام لحزبك في المنزل. ربما كنت تريد تخصيص النِعم . بغض النظر عن السبب ، فإن وضع ملاحظة RSVP على دعوة تعني أنك تتوقع رداً ، وبما أنك كنت مهذبًا بما يكفي لدعوة شخص ما ، فعليه أن يعيد هذا اللطف برد بسيط ، أليس كذلك؟
حسنا ، ربما ليس بالضبط. بالتأكيد ، سيكون هناك دائمًا أولياء الأمور الذين لا يجيبون فقط لأنهم لا يمكن إزعاجهم ، ولكن هناك الكثير من الأسباب الأخرى التي ربما لم تسمعها من هؤلاء الوالدين. البعض منهم ربما لم يروا الدعوة. في السنوات التي أمضيتها كأم لأطفال المدارس ، أنقذت أكثر من دعوة حفلة عيد ميلاد مجتزأة ومؤلمة ، من الماضي إلى الماضي من الهاوية في أسفل حقيبة الظهر.
قد لا يفهم الآباء الآخرون حقيقة ما تعنيه كلمة RSVP. لقد تلقيت دعوة لحفل عيد ميلاد ذات موعد في RSVP على سطر واحد ، متبوعة بـ "ندم فقط" في السطر التالي. عندما اتصلت لأخبر الأم أنها ستحضر ، أعربت عن أسفها لقلة الردود التي تلقتها. بالتأكيد ، كان هناك وقت كانت فيه إميلي بوست قد ألهمت الجميع أن يعرفوا وأن يستجيبوا لدعوة ، ولكن دعونا نواجه الأمر ، فإن معظم الآباء اليوم مشغولون للغاية في قراءة جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم ، ناهيك عن التنقل عبر صفحات دليل إلى التأدب.
في الأيام التي كان يجلس فيها الجميع حول قراءة إميلي بوست ، كانوا يعرفون أيضًا جميع الأشخاص الذين كانوا يطلبون الرد على الأحداث. إذا فشل أي من المدعوين في الرد ، يمكن لمضيف الحفلة الاتصال بهم ببساطة وطلب منهم الإجابة مباشرة. بالنسبة لحفلات أعياد الميلاد للأطفال ، من السهل أن تفعل الشيء نفسه بالنسبة للأصدقاء المقربين وأفراد العائلة (على الرغم من أنه لا يجب عليك ذلك) ، ولكن سياسة المدرسة الحالية الشائعة التي تدعو إلى دعوة الفصل بأكمله ، بالإضافة إلى سياسة مدرسية أخرى لا يسمح بمشاركة معلومات الاتصال الخاصة بالوالدين الآخرين ، ويمكنك أن ترى كيف أصبحت معضلة RSVP بأكملها في الصف معضلة في المقام الأول.
لذا ، ما هو الطرف الذي يخطط للحزب ، أنا بحاجة فعلًا لرأيه؟ والحقيقة هي ، باستثناء دعوة الأطفال الذين لديك نوع من أنواع معلومات الاتصال الخاصة بهم فقط ؛ ليس هناك طريقة مؤكدة لضمان وجود رد من كل المدعوين. ومع ذلك ، هناك بعض الطرق التي يمكنك اتباعها للمساعدة في تشجيع استجابة أفضل.
- قم بتضمين اختيارات الاستجابة الرقمية
قبل بضع سنوات ، بدأت في إضافة عنوان بريد إلكتروني إلى جانب رقم هاتف بعد تاريخ الرد على الدعوة. لقد تلقيت عددًا قليلاً من الردود على البريد الإلكتروني - وكلها ندم - أعتقد أنني ربما لم أستلمها عبر الهاتف. في محادثة لاحقة مع الآباء الآخرين ، اتضح أن العديد من الأشخاص يشعرون بالارتباك عندما يتصلون بشخص لا يعرفونه لرفض دعوة للحزب. وقال عدد قليل منهم ، في الواقع ، إنهم يشعرون بهذا الإحراج لأنهم يشكلون عذراً غير السبب الحقيقي الذي يمنعهم من الحضور. أقل شخصية (ليس لدي بالفعل التحدث إلى شخص) خيار البريد الإلكتروني سمح بعض فرصة لتجنب هذا الإحراج ولكن لا يزال اسمحوا لي أن أعرف أنها تلقت بالفعل الدعوة ، ولكن للأسف اضطر إلى الانخفاض.
عندما أصبحت الرسائل النصية شائعة ، بدأت في إضافة رقم هاتفي الخلوي إلى الدعوات الحزبية ، بالإضافة إلى ملاحظة أنه يمكن استخدام هذا الخيار إما للاتصال أو بالنص.
منذ إضافة خيار نصي ، زادت نسبة RSVP بشكل كبير.
يبدو أنه كلما توفرت المزيد من الخيارات للاستجابة إليكترونياً ، زاد احتمال قيامك بجمع مزيد من الردود ، لذا عليك المضي قدماً وإضافة خيار بريد إلكتروني ونص إلى دعواتك.
- عكس "الندم فقط"
المصطلح "ندم فقط" على دعوة يعني ببساطة أنك لست بحاجة إلى الرد على الدعوة إذا كنت تخطط للقدوم ، ولكن يرجى الاتصال وترك المضيفة تعرف ما إذا كنت لا تستطيع ذلك. لسوء الحظ ، يبدو أن معظم الناس يفعلون عكس ذلك: الرد إذا كانوا قادمين وتجاهل الدعوة إذا لم يكونوا كذلك.
بدلاً من استخدام المصطلح "ندم فقط" ، لم لا تضيف ملاحظة تقول شيئًا مثل "RSVP فقط إذا كنت تخطط للحضور. سيتم اعتبار جميع الردود غير ". لا". وبما أن هذا هو ما يفعله معظم الناس على أي حال ، فهي طريقة فعالة لتوضيح أن الشخص الذي لا يتصل يجب ألا يظهر على أي حال في يوم الاحتفال.
نعم ، يمكن أن يحدث هذا بشكل فظ (هناك أذهب وأتعثر على قواعد السلوك القديمة مرة أخرى) ، ولكن بصراحة ، فإن التخطيط لحفل لمجموعة كبيرة من الأطفال أمر صعب بما فيه الكفاية دون أن يكون لديك سؤال طويل حول ما إذا كان 16 شخصًا لا أجاب سوف تظهر في اللحظة الأخيرة وخلق نقص في كعكة عيد ميلاد. ومع ذلك ، إذا كنت تشعر بأن مثل هذا التصريح قد يجمدك في اجتماع PTA المقبل ، فعليك أن تلومه على شخص آخر. إذا تم عقد الحدث الخاص بك في مكان لحفلات الأطفال ، على سبيل المثال ، أشر في ملاحظتك إلى أن المكان "يتطلب" عددًا دقيقًا للرؤوس في تاريخ معين ولن يكون قادرًا على استيعاب أكثر مما يتم احتسابه. وجوده في المنزل؟ إلقاء اللوم على متعهد الطعام - حتى لو كنت لا تستخدم واحدة (في الوقت الذي يحدث فيه الحفل ، يمكنك دائماً أن تقول أنك غيرت رأيك وقررت الذهاب مع البيتزا بدلاً من ذلك).
- أعطهم سببًا للإجابة
قد لا تكون قادراً على إغراء الجميع بالاستجابة ، ولكن يمكنك استنفاذ بعض الاستجابات عن طريق إضافة ملاحظات حول سبب حاجتك إلى استجابة (بخلاف إحصاء الرأس الواضح). على سبيل المثال ، أحب تخصيص حفل عيد ميلاد أطفال بلدي. وقد ثبت أن هذا الأمر صعب لأن أطفالي قد انتقلوا خلال سنوات الدراسة ، وكانت هناك أوقات اضطررت فيها إلى الذهاب مع شخصيات أقل شخصية وأكثر عمومية. منذ ذلك الحين أضفت ملاحظات تقول: "الرجاء الرد مع التهجئة الصحيحة لاسم طفلك للحصول على تفضيلات شخصية للأحزاب." وهذا من شأنه تشجيع بعض الأشخاص في اللحظة الأخيرة على الالتزام في وقت أقرب وتجنب الظهور وإبعاد طفلهم عنهم من المرح.
يمكنك استخدام هذه الاستراتيجية نفسها للإشارة إلى أنك تحتاج إلى استجابة دقيقة للتأكد من حصولك على ما يكفي من الكعك أو الجوائز لألعاب الحفلات. في بعض الأحيان ، لا يدرك الآباء حقيقة أن الأرقام مهمة عند التخطيط لحفلة عيد ميلاد ، لذلك لا يوجد أي خطأ في توجيهها برفق إليهم.
في النهاية ، لا توجد طريقة لضمان أن كل ضيف سيستجيب في الوقت المناسب (أو على الإطلاق) ، ولكن بعض هذه الاستراتيجيات يجب أن تشجع على الرد أكثر من "RSVP by 10/12" القياسي من المرجح أن حشد.