تخلص من ورقة فوضى: 5 أخطاء شائعة لتجنب

هل محاولاتك للتخلص من فوضى الورق غالباً ما تفشل؟ أو هل أنت غاضب جدا من كمية الأوراق على مكتبك حتى لمحاولة؟ ربما تكون قد ارتكبت بعض الأخطاء المفهومة ولكن ذاتية التدمير. تابع القراءة لتتعلم كيفية تجنب الأخطاء الأكثر شيوعًا التي يرتكبها الأشخاص عند إدارة فوضى الورق.

1. عدم القضاء على البيانات الورقية

قد لا تزال بحاجة إلى الحصول على بعض الفواتير بالطريقة القديمة ، ولكن معظم المرافق تجعل من السهل التبديل إلى الفوترة غير الورقية.

عندما تكون في ذلك ، انظر أين يمكنك خفض الورق الزائد. إذا تلقيت فهارسًا لا يمكنك إلقاء نظرة عليها ، فاتخذ بضع دقائق للاتصال بالشركات وطلب حذفها من قوائمها. إذا اشتركت في العديد من المجلات والصحف ، فكر في أي منها تفضل قراءة المطبوعات وأيها لا تمانع في القراءة عبر الإنترنت.

2. ترك أوراق تتراكم

هذا ينطبق على الأوراق التي لا تريدها (مثل البريد غير المرغوب فيه) وكذلك تلك التي تحتاجها (مثل الفواتير). كلما طال انتظارك للتعامل معها ، كلما زادت فرصة عدم القيام بذلك ، مما يؤدي إلى عدم وصول المدفوعات أو الصناديق مليئة بقيمة سنة من صحيفة نيويورك تايمز. إن أسهل طريقة لإدارة بريدك هي التعامل مع كل شيء بمجرد ظهوره. أما بالنسبة للأوراق التي تحتاجها للتخلص منها ، قم بإعادة التدوير بشكل منتظم ، ليس فقط شيء تقوم به عندما تهددك الصحف بدفنك.

3. وجود نظام الايداع غير مريح أو غير موجود

إذا لم يكن لديك مكان لتخزين الأوراق التي تحتاج إليها ولا توجد طريقة سهلة للتخلص من تلك التي لا تريدها ، فربما ستقوم بتكديسها جميعًا وتقديمها عقليًا تحت "التعامل معها ... يومًا ما." تجنب ذلك إنشاء نظام يناسبك ، سواء كان ذلك يعني الحصول على خزانة لحفظ الملفات في المدارس القديمة أو ماسح ضوئي موثوق به أو جهاز تمزيق.

4. عدم وجود لوحة إطلاق

منصة الإطلاق عبارة عن مساحة مخصصة بالقرب من باب منزلك حيث يتم الاحتفاظ بالأشياء التي تحتاج إليها كل يوم - المفاتيح والنظارات وغير ذلك - عندما لا تكون قيد الاستخدام. لن تساعد منصة الإطلاق في جميع أنواع فوضى الورق ، على الرغم من أنها طريقة ممتازة للتأكد من خروج البريد الصادر من المنزل.

ما هو مهم هو مفهوم منصة الإطلاق ، والعادات التي يساعدك على تطويرها.

أساسا ، لوحة إطلاق يجعل من السهل القيام بنفس الشيء بنفس الطريقة كل يوم. إن تعليق مفاتيحك في مكان معين بمجرد دخولك هو نفس نوع السلوك مثل التخلص من البريد غير الهام بمجرد الحصول عليه ، أو فتح بريد مهم في الوقت المناسب. عندما تفكر في المهام اليومية الأخرى ذات الصلة ، مثل فرز البريد الخاص بك ، يمكن أن تصبح جزءًا من هذا النظام.

5. كونها غامضة

هذا واحد أنا مذنب. إليك مثال على ذلك: في مربع ملفاتي ، لدي مجلد يحمل علامة "سيارة". وهذا يعني أنه إذا كان يتعين عليّ البحث عن عنوان سيارتي ، فأنا أحتاج إلى الخوض في إيصالات خدمة السيارات والمستندات المتعلقة بتأمين السيارة ومعلومات عن سيارتي القديمة أنا لا أملك بعد الآن ، وهكذا. (ولدي أيضًا مجلد يحمل علامة "متفرقات" ، وهي عبارة عن كارثة منظمة تنتظر حدوثها).

عند تنظيم الأوراق التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها ، من الأفضل أن تكون محددًا وواضحًا قدر الإمكان. من شأن إدخال مجلدات تحمل علامات مثل "التأمين على السيارات" و "صيانة السيارات" و "السيارة المالية" أن يجعل استخدام نظام حفظ الملفات الخاص بي أقل بكثير من الأعمال الروتينية.

يمكنك أيضًا تقليل قدر كبير من الورق الزائد عن طريق معرفة مدة الاحتفاظ بالوثائق .

إذا كنت تخزن أوراقًا قديمة لا تستخدمها أبدًا مرة أخرى ، فإن التخلص منها نهائيًا سيؤدي إلى انقطاع الكثير من الفوضى في حياتك.