كم من الوقت للحفاظ على المستندات وماذا أجاد

قائمة مرجعية سريعة من كم من الوقت لحفظ المستندات + ما أجاد

الورق هو ألم ، ويمكن لإدارة نظام الإيداع المنزلي أن تكون عملية سحب ، لكن بعض المستندات تحتاج بالفعل إلى تعليقها لأنك لا تعرف أبدًا متى ستحتاج إليها. في ما يلي مقدمة حول مدة الاحتفاظ بالوثائق ومتى انتهيت منها ، وما هي تلك التي تحتاج إلى استخراجها. هذا يجب أن يكون بمثابة دليل مرجعي سريع لإنشاء والحفاظ على نظام ملفات منزلية قابلة للتطبيق.

أولاً ، فكر في تقليل كمية الورق التي تتلقاها ، وسوف ينتهي بك الأمر إلى قطعها أو تقليلها.

وهذا يعني التخلص من البريد غير المرغوب فيه ، والتسجيل في الفواتير الإلكترونية وعدم قبول النشرات ، أو القسائم التي لن تستخدمها أبدًا ، أو غيرها من البيانات الزائلة التي تشعر أنك بحاجة إلى التمسك بها عندما لا تعرفها.

إذا كنت تعانين بالفعل من فوضى الورق إلى النقطة التي تشعر فيها بأنك قد تكون تستحوذ عليها ، فعليك بالوصول إلى محترف يمكنه توجيهك خلال عملية الإلغاء.

الخطوة الثانية هي التأكد من وجود نظام جيد لإدارة البريد في مكانه. وكلما تعاملت مع البريد الذي قمت بزيارته بكفاءة أكبر ، كلما كان عليك في كثير من الأحيان أن تقوم بجلسة كبيرة للإيداع / التمزيق / إعادة التدوير.

انشاء نظام الايداع الالكتروني

التخلص من الايداع الورقي عن طريق انشاء نظام الايداع الالكتروني سيوفر لك مساحة وتخليصك من فوضى الورق. هذا هو الفوز. في الوقت الحاضر ، نظام الإيداع الإلكتروني يجعل الكثير من المعنى. للبدء ، تحتاج إلى ماسح ضوئي ومكان لتخزين الملفات ، أو نظام مجلد على كمبيوتر أو في السحابة ، ومحرك أقراص ثابت خارجي.

قم بإعداد مجلدات عامة لأنواع مختلفة من المستندات (أمثلة: الأسرة ، الضرائب ، السيارات ، شهادات الميلاد ، إلخ.) لا تحتاج إلى أن تكون دقيقًا للغاية مع تخزين المستند نظرًا لأن أنظمة الملفات الإلكترونية قابلة للبحث.

ثم قم بمسح كل مستند وتخزينه في مجلد وفقًا للمحتويات.

الاحتفاظ بنسخ من الوثائق الهامة

للمستندات الهامة الخاصة بك ، ينصح الخبراء بالحفاظ على النسخ.

قد يعني ذلك الاحتفاظ بنسخة واحدة في مساحة التخزين في السحاب والأخرى على محرك أقراص ثابتة. وقد يعني أيضًا الاحتفاظ بنسخة واحدة في ملفك الإلكتروني ونسخة واحدة مطبوعة في خزنة مضادة للحريق.

تخزين هذه الوثائق إلى الأبد

يجب تخزين هذه الوثائق إلى الأبد:

حفظ لفترة زمنية أقصر

هذه المستندات التي قد تلمسها في كثير من الأحيان على أساس شهري أو أسبوعي:

كيفية التخلص من الوثائق

وثائق التقطيع هي الطريقة الرئيسية لحماية نفسك من سرقة الهوية. (اقرأ مقابلتي مع خبير الأمن جاي فولي حول كيفية حماية نفسك من سرقة الهوية). أتساءل ماذا أجاد؟ القاعدة العامة هي أي شيء يحتوي على المعلومات التالية: يجب أن يتم قصها: أرقام الحسابات وتواريخ الميلاد وأسماء الزواج وكلمات المرور والدبابيس والتوقيعات وأرقام الضمان الاجتماعي.

مرة أخرى ، تلك هي عدم التفكير.

فيما يلي الأساسيات:

إذا كانت المستندات لا تزال "نشطة" ، أي تحتاج إلى التمسك بها كمرجع وإنشاء نظام بسيط لحفظ الملفات بالمنزل. وهذا يعني تقديم المستندات حسب الموضوع ثم تمزيقها بمجرد عدم استخدامها.

ما وثائق لأجاد

إذا كنت قد انتهيت من هذه المستندات ولم تعد بحاجة إليها ، فإليك ما تريد (أي شيء آخر - مثل الأعمال الورقية - يمكنك فقط إعادة التدوير).

تأكد من أن يكون لديك نظام ملفات مرن يتم إعداده للاحتفاظ بهذه المستندات تحت الفحص والتشذيب عند عدم الحاجة إليها.

أي شيء تخطط لإبقائه بحاجة إلى التصرف وتنظيمه وتقديمه. أنا أحب بلدي نظام الايداع المنزلي.