قائمة مرجعية سريعة من كم من الوقت لحفظ المستندات + ما أجاد
الورق هو ألم ، ويمكن لإدارة نظام الإيداع المنزلي أن تكون عملية سحب ، لكن بعض المستندات تحتاج بالفعل إلى تعليقها لأنك لا تعرف أبدًا متى ستحتاج إليها. في ما يلي مقدمة حول مدة الاحتفاظ بالوثائق ومتى انتهيت منها ، وما هي تلك التي تحتاج إلى استخراجها. هذا يجب أن يكون بمثابة دليل مرجعي سريع لإنشاء والحفاظ على نظام ملفات منزلية قابلة للتطبيق.
أولاً ، فكر في تقليل كمية الورق التي تتلقاها ، وسوف ينتهي بك الأمر إلى قطعها أو تقليلها.
وهذا يعني التخلص من البريد غير المرغوب فيه ، والتسجيل في الفواتير الإلكترونية وعدم قبول النشرات ، أو القسائم التي لن تستخدمها أبدًا ، أو غيرها من البيانات الزائلة التي تشعر أنك بحاجة إلى التمسك بها عندما لا تعرفها.
إذا كنت تعانين بالفعل من فوضى الورق إلى النقطة التي تشعر فيها بأنك قد تكون تستحوذ عليها ، فعليك بالوصول إلى محترف يمكنه توجيهك خلال عملية الإلغاء.
الخطوة الثانية هي التأكد من وجود نظام جيد لإدارة البريد في مكانه. وكلما تعاملت مع البريد الذي قمت بزيارته بكفاءة أكبر ، كلما كان عليك في كثير من الأحيان أن تقوم بجلسة كبيرة للإيداع / التمزيق / إعادة التدوير.
انشاء نظام الايداع الالكتروني
التخلص من الايداع الورقي عن طريق انشاء نظام الايداع الالكتروني سيوفر لك مساحة وتخليصك من فوضى الورق. هذا هو الفوز. في الوقت الحاضر ، نظام الإيداع الإلكتروني يجعل الكثير من المعنى. للبدء ، تحتاج إلى ماسح ضوئي ومكان لتخزين الملفات ، أو نظام مجلد على كمبيوتر أو في السحابة ، ومحرك أقراص ثابت خارجي.
قم بإعداد مجلدات عامة لأنواع مختلفة من المستندات (أمثلة: الأسرة ، الضرائب ، السيارات ، شهادات الميلاد ، إلخ.) لا تحتاج إلى أن تكون دقيقًا للغاية مع تخزين المستند نظرًا لأن أنظمة الملفات الإلكترونية قابلة للبحث.
ثم قم بمسح كل مستند وتخزينه في مجلد وفقًا للمحتويات.
الاحتفاظ بنسخ من الوثائق الهامة
للمستندات الهامة الخاصة بك ، ينصح الخبراء بالحفاظ على النسخ.
قد يعني ذلك الاحتفاظ بنسخة واحدة في مساحة التخزين في السحاب والأخرى على محرك أقراص ثابتة. وقد يعني أيضًا الاحتفاظ بنسخة واحدة في ملفك الإلكتروني ونسخة واحدة مطبوعة في خزنة مضادة للحريق.
تخزين هذه الوثائق إلى الأبد
يجب تخزين هذه الوثائق إلى الأبد:
السجلات الأكاديمية - الدبلومات والنصوص وأي أعمال محفظة يمكن استخدامها في المستقبل عند التقدم للحصول على وظيفة.
أوراق الاعتماد
شهادات معمودية
شهادات الميلاد
شهادات الوفاة - قد تكون مطلوبة لأغراض الضريبة.
تراخيص السائق
سجلات التوظيف - أي البنود والاتفاقات والملفات التأديبية واستعراضات الأداء.
شهادات الزواج
سجلات طبية
السجلات العسكرية
جوازات السفر
سجلات التقاعد والمعاشات
بطاقات الضمان الاجتماعي
الوصايا
حفظ لفترة زمنية أقصر
هذه المستندات التي قد تلمسها في كثير من الأحيان على أساس شهري أو أسبوعي:
البيانات المصرفية - 1 شهر
الفواتير - 1 سنة لأي ضريبة أو الضمان ذات الصلة ، يجب أن يتم قص جميع مشاريع القوانين الأخرى بمجرد أن يتم دفعها.
فواتير بطاقة الائتمان - أجاد على الفور عندما دفع.
إيصالات تحسين المنزل - الاحتفاظ حتى يتم بيع المنزل.
سجلات الاستثمار - بعد 7 سنوات من إغلاق الحساب أو بيعه.
الإيجارات - استمر حتى تخرج واستلمت الإيداع من مالك العقار.
Paychecks / Pay Stubs - عام واحد حتى تحصل على W-2
إيصالات المبيعات - حافظ على مدى فترة الضمان. من الواضح أن هذا ينطبق فقط على عمليات الشراء الكبرى مثل الأجهزة الإلكترونية والإلكترونيات. وعادة ما أحتفظ بإيصالات لأشياء مثل البقالة والملابس فقط ما دمت أعلم أنني لن أحتاج إلى إيصال للعودة.
المستندات الضريبية - 7 سنوات بما في ذلك تقديمك وجميع الوثائق المصاحبة مثل W-2s والإيصالات.
سجلات السيارة - الاحتفاظ حتى يتم بيع القوارب أو السيارات أو الدراجات النارية.
كيفية التخلص من الوثائق
وثائق التقطيع هي الطريقة الرئيسية لحماية نفسك من سرقة الهوية. (اقرأ مقابلتي مع خبير الأمن جاي فولي حول كيفية حماية نفسك من سرقة الهوية). أتساءل ماذا أجاد؟ القاعدة العامة هي أي شيء يحتوي على المعلومات التالية: يجب أن يتم قصها: أرقام الحسابات وتواريخ الميلاد وأسماء الزواج وكلمات المرور والدبابيس والتوقيعات وأرقام الضمان الاجتماعي.
مرة أخرى ، تلك هي عدم التفكير.
فيما يلي الأساسيات:
إذا كانت المستندات لا تزال "نشطة" ، أي تحتاج إلى التمسك بها كمرجع وإنشاء نظام بسيط لحفظ الملفات بالمنزل. وهذا يعني تقديم المستندات حسب الموضوع ثم تمزيقها بمجرد عدم استخدامها.
ما وثائق لأجاد
إذا كنت قد انتهيت من هذه المستندات ولم تعد بحاجة إليها ، فإليك ما تريد (أي شيء آخر - مثل الأعمال الورقية - يمكنك فقط إعادة التدوير).
إيصالات ATM
البيانات المصرفية
نسخ شهادة الميلاد
الشيكات الملغاة والفاسدة
فواتير بطاقات الائتمان
تقارير الائتمان
تراخيص السائق (انتهت صلاحيتها)
وثائق التوظيف التي لديها أي تحديد
جوازات سفر منتهية الصلاحية والتأشيرات
حساب الاستثمار
وثائق قانونية
الاستثمار والأوراق المالية والمعاملات العقارية
البنود ذات التوقيع (عقود الإيجار ، العقود ، الرسائل)
علامات الأمتعة
السجلات الطبية وطب الأسنان
أوراق مع رقم الضمان الاجتماعي
كلمات المرور أو أرقام PIN
دفع الحزم
تطبيقات بطاقة الائتمان المعتمدة مسبقًا
إيصالات مع التحقق من أرقام الحسابات وأرقام بطاقات الائتمان أو أي معلومات أخرى محددة للهوية
استمارات الضرائب
النصوص مع تحديد المعلومات عنها
رحلات السفر
تذاكر الطيران المستعملة
فواتير الخدمات العامة (الهاتف ، الغاز ، الكهرباء ، المياه ، تلفزيون الكابل ، الإنترنت)
تأكد من أن يكون لديك نظام ملفات مرن يتم إعداده للاحتفاظ بهذه المستندات تحت الفحص والتشذيب عند عدم الحاجة إليها.
أي شيء تخطط لإبقائه بحاجة إلى التصرف وتنظيمه وتقديمه. أنا أحب بلدي نظام الايداع المنزلي.