آداب البريد الإلكتروني الأساسية

البريد الإلكتروني هو أحد الطرق الأساسية التي يرسل بها الأشخاص رسائل مكتوبة الآن ، ومن غير المرجح أن يتغير ذلك أبداً. إنها سهلة وسريعة ولا تتطلب طابعًا.

لقد ولت الأيام التي يتعين عليك فيها الانتظار لمدة أسبوع أو أكثر للحصول على خطاب أو رد في البريد. ليس من الضروري عمل طوارئ إلى مكتب البريد لتقييم أظرفك وتحصيل ما يكفي من الطوابع للفواتير والرسائل. في الواقع ، لم يتطرق الكثير من الناس حتى إلى مظروف أو أرسلوا رسالة عبر مكتب البريد الأمريكي.

لقد أصبح البريد الإلكتروني أحد أسهل وأسرع الطرق للتواصل على المستوى الشخصي وفي الأعمال التجارية. وقد أصبح هذا الأمر بمثابة ظاهرة تكافح خدمة بريد الولايات المتحدة المؤتمنة على الإطلاق لإيجاد طرق للبقاء في العمل.

ليس من المفاجئ إذن أن آداب البريد الإلكتروني ، التي غالباً ما يشار إليها بآداب الإنترنت ، هي موضوع ساخن للثقافة الحالية. يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني كل يوم من قبل قسم واسع من السكان الأمريكيين. تستخدم معظم الأنشطة التجارية البريد الإلكتروني للتواصل مع الموظفين طوال اليوم. يوجد في كل منزل تقريباً جهاز كمبيوتر واحد على الأقل متصل بالإنترنت ، وضمن هذه الأسر المعيشية ، الأمهات والآباء والأطفال والمراهقون ، وربما الأجداد ، مع كل أو معظم هؤلاء يتلقون رسائل البريد الإلكتروني ويرسلونها.

نحن نعيش في الميكروويف ، والمجتمع المدفوع بالإنترنت ، ولا أحد يريد أن يأخذ الوقت الكافي لكتابة رسالة طويلة ، على الرغم من أنها أكثر خصوصية وشخصية. لا تزال هناك العديد من الظروف التي يعمل فيها البريد الإلكتروني بشكل أفضل من البريد العادي.

في ما يلي بعض دلائل قواعد البيانات وعدم التنبيهات التي يجب وضعها في الاعتبار عند إنشاء ملاحظات البريد الإلكتروني.

1. إعداد. قبل أن تبدأ بكتابة رسالة بريد إلكتروني ، سواء كانت ملاحظة أولية أو استجابة ، يجب عليك أن تسأل نفسك ما الذي ترغب في التواصل معه. باختصار ، ما هو هدفك للكتابة؟ بمجرد أن تعرف ، يمكنك قراءة البريد الإلكتروني المكتمل قبل إرساله للتأكد من تحقيق هدفك. إذا كان يصنع الدرجة ، ثم أرسلها ؛ إذا كان النص مربكًا أو قاسًا أو غير واضح ، فربما يجب أن تبدأ من جديد.

1. نقل. تذكر أنك تتواصل مع شخص حقيقي سيتلقى هذا البريد. مع أخذ ذلك في الاعتبار ، يجب عليك معالجة الشخص بالاسم وتكون محترمة. إذا كان هذا ردًا على رسالة بريد إلكتروني مستلمة ، فيجب أن تأخذ الوقت الكافي لمعالجة أي أسئلة أو طلبات في وقت مبكر من الملاحظة.
2. نفس. لقد كنا جميعًا مذنبين في مرحلة أو أخرى من فقدان رباطة جأشنا. إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا يغضبك أو يضايقك ، فلا ترد عليه بالمثل. استخدم الطريق السريع واستجيب فقط للإيصال بالاستلام أو استغرقي بعض الوقت قبل الرد حتى يمكنك تهدئة الرد والرد برسالة مدروسة. لا تريد أبدًا الرد على بريد إلكتروني (أو أي شكل آخر من أشكال التواصل) في حالة غضب. عندما نكون غاضبين ، نميل إلى قول (أو كتابة) أشياء لا نعنيها أو لا نحتاج إلى قولها. تذكر أنه بمجرد أن يتم إرسال البريد الإلكتروني الخاص بك ، فإنه هناك إلى الأبد.
3. كن شفافًا. يجب أن يكون سطر الموضوع الخاص بك بمثابة تمثيل حقيقي لسبب اتصالك بالمستلم. استخدم العبارات التي تتعلق بموضوع البريد. هذا صحيح سواء كنت تؤلف عمل أو بريد إلكتروني شخصي. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا إلى والدتك حول زيارتها الأسبوع المقبل ، فيجب أن يكون سطر الموضوع لديك على النحو التالي "زيارتك".

1. ابحاث. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شريك تجاري ، فمن المناسب لك استخدام اسم عائلته وعنوانه. قم بالبحث وعالج المستلم بشكل صحيح. يمكن معالجة رئيس الشركة إما السيد تايلور أو الرئيس تايلور.
2. التدقيق الإملائي. يعتبر استخدام التدقيق الإملائي مهمًا عند التواصل كتابيًا. عند إرسال ملاحظة مليئة بالأخطاء ، فإنه يشير إلى أنك غير مهمل أو أنك لا تولي اهتماما بالتفاصيل. حاول دائمًا تشغيل التدقيق الإملائي أو استخدام برنامج يقوم بتصحيح تلقائي. ثم اقرأها مرة أخرى للتأكد من أن الكلمات التي تريد استخدامها لم يتم تصحيحها تلقائيًا إلى شيء مختلف.
3. صحح بروفات الطباعة. يجب أن تأخذ بضع ثوانٍ أو دقائق إضافية ضرورية لإجراء تدقيق سريع لأي بريد إلكتروني تخطط لإرساله. خذ هذا الوقت لتحرير أي جمل غريبة أو لوضع علامات ترقيم مفقودة.

1. مشاهدة لهجة. في بعض الأحيان قد تأتي رسالة بريد إلكتروني مختلفة عن الطريقة التي قصدتها. تُعد نغمة رسائلك الإلكترونية مهمة جدًا ولا تقل أهمية عن رسالتك. لأن هذا اتصال مكتوب ، يجب عليك التأكد من أن لهجتك ممتعة وأنها تمثل حقيقة ما تريد أن تقوله. تذكر أن المتلقي الخاص بك لا يمكنه سماع صوت ضحكة خافتة في صوتك أو رؤية الابتسامة على وجهك. ما لم ترغب في تقديم كل شيء لكتابتك ، يجب تجنب أي لغة في البريد الإلكتروني يمكن إساءة فهمها بأي شكل من الأشكال.
2. كن قصيرًا وحلوًا. حاول ألا تكتب رواية عند إرسالها بالبريد الإلكتروني. معظم الناس لا يريدون قراءة هذا القدر في البريد الإلكتروني. إذا كان البريد الإلكتروني طويلًا بالضرورة ، فحاول مساعدة المستلم من خلال إبراز المفاهيم الأساسية ، باستخدام النقاط ، أو تلخيص الموضوع في الفقرة الافتتاحية.
3. التواصل بشكل جيد. لا تريد أن تربك القارئ ، لذا خذ الوقت الكافي لتكون واضحة وموجزة في كتاباتك. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى صديق ، فيمكنك أن تكون أكثر اعتياديًا في أسلوبك في الكتابة. ومع ذلك ، إذا كان هذا اتصالًا تجاريًا ، فاستخدم قواعد اللغة الصحيحة وتجنب استخدام الرموز أو الرموز التعبيرية التي تجعلك تبدو أقل احترافية.

اتصالات البريد الإلكتروني تحظى بشعبية كبيرة. خذ الوقت الكافي للانخراط في القاعدة الذهبية ، وسوف تقطع شوطا طويلا نحو كونك محترفًا في فن التعامل مع الإنترنت.

حرره ديبي ماين