أهمية آداب البريد الإلكتروني السليم

هل تلقيت من قبل رسالة إلكترونية تركتك تتساءل عن الشخص الذي أرسلها؟ أو ما هو أسوأ من ذلك ، هل سبق لك أن بعثت برسالة إلكترونية ندمت عليها في وقت لاحق؟

يمكن أن تجعلك على الطرف المتلقي من البريد الإلكتروني السيئ تتركك تهز رأسك وتحاول معرفة ما كان يفكر به الشخص الآخر على الأرض. كون الشخص الذي أرسلها يمكن أن يفسد يومًا عظيمًا جدًا ، وقد يكون له تداعيات سلبية لاحقًا.

لقد جعلته سرعة إرسال البريد الإلكتروني هو الأسلوب المفضل للاتصال. سواء كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا شخصيًا أو تجاريًا ، فإن اتباع آداب السلوك أمر ضروري لمنع حدوث سوء اتصال أو مشاعر قاسية.

اتبع القاعدة الذهبية من خلال معاملة المستلم كما تريد أن تتم معالجته. قبل النقر فوق "إرسال" على أي بريد إلكتروني ، خذ دقيقة واحصل على قراءة إضافية. إن الاستخدام الفعال للبريد الإلكتروني يمكن أن يضعك في وضع إيجابي مع المشرف الخاص بك ، بل وقد يمنحك ميزة إضافية عندما يحين وقت الترقية .

• 01 من 10

  لا تفترض الخصوصية

  ضع في اعتبارك أن شركتك والبريد الإلكتروني الشخصي قد لا يكونا خاصًا. يحق لشركتك قراءة أي شيء يتم إرساله من المكتب ، لذلك لا تكتب أو ترسل معلومات شخصية أو حساسة للغاية من العمل. قد تتم إعادة توجيه البريد الإلكتروني الشخصي من المنزل ، لذلك لا تضع أي شيء كتابيًا يمكن أن يسبب مشكلة إذا وصل إلى الشخص الخطأ.

• 02 من 10

  الابتعاد عن التعليقات الهجومية

  تجنب التعليقات المسيئة في بريدك الإلكتروني. يتضمن هذا ملاحظات عنصرية أو جنسية أو سلبية حول شخص أو شركة أخرى. إذا تلقيت رسالة إلكترونية مسيئة ، فلا ترد عليها أو ترسلها إلى أي شخص. لا تستخدم البريد الإلكتروني مطلقًا لقول أي شيء يمكن إساءة فهمه لرئيسك في العمل .

• 03 من 10

  لا تصرخ

  تذكر أنه عند كتابة جميع الأحرف الاستهلالية ، فإن بريدك الإلكتروني يأتي عبر الصيحة. بعض الناس يعتقدون أنه يجعل قراءة رسالتهم أسهل ، ولكن هذا ليس هو الحال. استخدم خطًا يسهل على العيون عند القراءة في أحرف الحالة القياسية.

• 04 من 10

  تحرير رسائلك

  قم بتحرير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قبل إرسالها. استخدم المدقق الإملائي وراجع جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل للتأكد من أن قواعد اللغة الخاصة بك صحيحة. أنت دائما تريد أن تقدم نفسك كمحترف في المراسلات. تحقق من البريد الإلكتروني الشخصي بعد الانتهاء من كتابته للتأكد من حصولك على النقطة المقصودة. إسقاط كلمة واحدة يمكن أن يغير معنى الجملة.

• 05 من 10

  رد بحذر

  معرفة الطريقة الصحيحة للرد على رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها. انتبه إلى المرسل والآخرين في الحقلين "إلى" و "cc". استجب في أسرع وقت ممكن بدلاً من أن يصبح مجلدك "المحفوظ" مرتبكًا جدًا.

  تجنب الرغبة في الضغط على "الرد على الكل" قبل البحث لمعرفة الشخص المدرج في العنوان. قد يؤدي ردك إلى إرباك الآخرين في القائمة ، أو قد ينتهي بك الأمر إلى إرسال معلومات غير ضرورية إلى أشخاص لا تعرفهم. المرة الوحيدة التي يجب عليك فيها النقر فوق "الرد على الكل" هي إذا كنت متأكدًا أن الجميع يحتاج إلى المعلومات التي ترسلها.

• 06 من 10

  تعرف على أدوات البريد الإلكتروني

  تعرف على أدوات وأنواع البريد الإلكتروني. يتضمن هذا "إلى" و "cc" و "bcc" وخطوط الموضوع. يجب أن يكون المستلم الرئيسي في الحقل "إلى". عندما تحتاج إلى نسخ شخص ما ، فإنك عادة تضيف ذلك الشخص إلى حقل "نسخة" أو نسخة كربونية. إذا كان هناك حاجة إلى نسخ شخص ما دون الآخرين في القائمة التي تستلم بريده الإلكتروني ، فاستخدم "نسخة مخفية الوجهة" أو نسخة كربونية أعمى. فقط نسخ الأشخاص الذين يحتاجون إلى معرفة المعلومات التي ترسلها.

  لا تقم أبدًا بتوجيه رسائل البريد الإلكتروني. هذه يمكن أن تصبح مربعات البريد الإلكتروني مرهقة وسد البريد إلى نقطة الانزعاج . لا تريد أن تصبح الشخص الذي يعيد توجيه الرسائل التي قد تكون أو لا تكون صحيحة.

  يجب عليك دائمًا ملء سطر الموضوع للبريد الإلكتروني المتصل بالنشاط التجاري ، ويفضل في البريد الإلكتروني الشخصي. اجعل سطر الموضوع قصيرًا قدر الإمكان ، ولديه موضوع واحد فقط لكل بريد.

• 07 من 10

  مختصرا

  معظم الناس يفضلون رسائل البريد الإلكتروني القصيرة بدلاً من الرسائل الطويلة والكلمات. إذا أمكن ، حدد وجهة نظرك في جملتين. لرسالة أطول تبدأ بفقرة تمهيدية لإعلام الناس بالأساسيات. إذا كان لديك أكثر من موضوع ، فقم بتقسيم رسالتك إلى أكثر من بريد واحد ، مع موضوع واحد لكل بريد إلكتروني.

• 08 من 10

  شاهد نغمتك

  الحفاظ على لهجة إيجابية في اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك. تذكر أن تلك الملاحظات المليئة بالحيوية قد تصادف أنها مثيرة للحماسة أكثر منها مضحكة. احفظ الفكاهة الساخرة للاتصالات الصوتية حتى يتمكن الآخرون من سماع نغمة صوتك. وهذا يشمل أيضا الغضب. يجب عليك دائمًا تجنب إرسال رسائل بريد إلكتروني غاضبة ، أو قد تخاطر بالإساءة إلى شخص تعمل معه أو تهتم به.

• 09 من 10

  استخدام علامات الأولوية مع تقدير

  إذا كان لديك علامة أولوية عالية ، فاستخدمها فقط عند الضرورة. إن استخدامه أكثر من اللازم سيكون له في النهاية التأثير المعاكس الذي تريده ويرسل رسائل البريد الإلكتروني إلى أسفل قائمة الأولويات للمستلمين.

• 10 من 10

  أدخل اسمك

  لا تنسَ أن توقع رسائلك الإلكترونية. قد يتضايق المستلمون إذا اضطروا إلى التمرير لأعلى وتحديد من أرسل الرسالة لهم. إذا كنت تتوقع استجابة عبر الهاتف ، فتأكد من تضمين الرقم ، حتى إذا كنت تعرف أن الشخص لديه ملف موجود في الملف. الغرض من البريد الإلكتروني هو توفير الوقت ، والاضطرار إلى إيقاف ما يفعله هو إبطاء الأمور. إذا كان لديك خط توقيع ، فاحتفظه محدثًا بعنوان البريد الإلكتروني الصحيح وأرقام الهواتف.