في عملي اليومي ، أعمل في مجال الاتصالات ، معظمه للمنظمات غير الربحية. جزء من العمل الذي أقوم به ينطوي على ضمان وجود إستراتيجية قائمة لكل من الاتصالات الداخلية والخارجية. ويشمل ذلك أيضًا تطوير خطة لتحريك المكتب ، والتي تخطط منظمتنا الحالية للقيام بها في الأشهر الستة المقبلة.
في حين قد تعتقد أن هناك الكثير من الخطوات للتخطيط في تحركات المكاتب التي ليس لديك الوقت حتى للنظر في الاتصالات ، فأنت تحتاج حقًا أن تأخذ يومًا أو يومين لإنشاء إستراتيجية ثابتة ستجعل الموظفين والزبائن على دراية من التغييرات القادمة .
لنبدأ بالموظفين نظرًا لتأثرهم المباشر بهذه الخطوة .
يجب أن تتضمن الاتصالات الداخلية هذه الرسائل الرئيسية:
- جدول زمني واضح: تأكد من إدراج جميع الخطوات الأساسية لهذه الخطوة حتى يعلم الجميع ماذا تتوقع ومتى.
- تعليمات التعبئة: تزويد الموظفين مع تعليمات حول كيفية حزم مكاتبهم أو مقصورات لهذه الخطوة. يجب أن يتضمن ذلك مكان الحصول على مواد التعبئة والتغليف ، وما المسؤول عن التعبئة والمواعيد النهائية.
- إشعار متقدم بأي إغلاق للمكاتب : أثناء التنقل ، قد تحتاج إلى إغلاق المكتب لتمكين التعبئة النهائية ونقل المعدات المكتبية والأثاث. تأكد من أن موظفيك على دراية بهذه التواريخ ، وما إذا كان سير العمل سيستمر خلال هذه الخطوة وكيف سيؤثر ذلك على جدول أعمالهم وعبء العمل.
- خطة المكتب الجديدة: سوف يرغب الموظفون في معرفة مبكرا كيف ستبدو المساحة الجديدة وكيف سيتم إنشاء المكاتب. هل سيظل لديهم مساحة خاصة بهم ، أم سيكونون الآن في مخطط طابق أو مساحة مفتوحة؟ تأكد من إنشاء طريقة لإعلام الموظفين بكيفية تغيير مساحة عملهم.
- الموقع الجديد ومواقف السيارات وخيارات التنقل: تزويد الموظفين بجميع المعلومات التي يحتاجونها حول الموقع الجديد حتى يتمكنوا من إعداد وسائل النقل إلى المساحة الجديدة.
بمجرد تحديد جميع الرسائل الرئيسية ، تحتاج إلى تحديد أفضل طريقة لتقديم هذه الرسائل. يجب أن يتم تحديد الطريقة التي تستخدمها بنوع الرسالة.
على سبيل المثال ، يمكن تسليم الخط الزمني بسهولة عبر شبكة الإنترانت الخاصة بشركتك ؛ في حين أنه من الأفضل عرض إغلاق المكاتب في اجتماع للموظفين لضمان طرح الأسئلة والإجابة عليها.
طرق توصيل الأهداف للموظفين:
- الإنترانت: بالنسبة لتلك الشركات أو المؤسسات التي لديها إنترانت ، عادة ما يكون هذا هو أفضل نظام أساسي لمعظم الرسائل. إنه يتيح تحديثات سهلة للملفات والمعلومات التي تصل إلى جميع الموظفين.
- الاجتماعات الشخصية: بغض النظر عن الرسالة ، تعتبر اجتماعات الموظفين مكانًا جيدًا للإعلان وإتاحة الفرصة للموظفين لإجراء مناقشة كاملة. يمكنك أيضًا استخدام وقت الاجتماع لمراجعة كيفية إبلاغ المعلومات حتى يعلم الموظفون أنهم سوف يتم إعلامهم.
- البريد الإلكتروني: في حين أن البريد الإلكتروني سهل ، إلا أنه ليس أفضل طريقة لنقل المعلومات. لا تريد إرسال العديد من الرسائل الإلكترونية التي لا يستطيع الأشخاص العثور عليها عندما يحتاجون إليها. إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني ، فتأكد من أنك تستخدمه فقط للسماح للأشخاص بمعرفة المكان الذي يمكنهم الحصول فيه على المعلومات.
- المجلدات المشتركة : إذا لم يكن لديك إنترانت ، فإن إنشاء مجلد مشترك على محرك أقراص الشبكة يمكن لأي شخص الوصول إليه هو الطريقة المثلى التالية لتخزين المعلومات التي ترغب في وصول الأشخاص إليها.
- لوحة الإعلانات: مساحة فعلية حيث يتم نشر المعلومات ، شيء عظيم القيام به. لا يمكن للأشخاص التحقق منه في كثير من الأحيان فقط ، بل يوفر أيضًا مكانًا يمكن للناس جمع ومناقشة مخاوفهم.