إذا كنت بحاجة إلى نقل نشاطك التجاري ، فإن أفضل مكان للبدء في تخطيط كيفية التعبئة والنقل هو هنا. مفتاح النجاح في التحرك هو بناء بعض التحالفات التي يمكن أن تساعد في تحفيز وتنسيق بقية موظفي المكتب.
خطة التحرك
إنشاء جدول زمني يسمح لجميع المراحل الضرورية لحركتك. ستحتاج إلى مناقشة هذا الأمر مع باقي فريقك المتحرك أو مع المديرين والمشرفين للتأكد من أنه ممكن.
بالنسبة لمكتب صغير ، ستحتاج إلى ثلاثة أشهر على الأقل للتحضير ومكتب متوسط إلى كبير ، على الأقل من ستة إلى ثمانية أشهر. المفتاح هو البدء في أقرب وقت ممكن.
الخطوة التالية هي جمع كل المعلومات عن المساحة الجديدة. حاول الحصول على مخططات أو تخطيط طابق بحيث يمكنك تحديد المكونات الرئيسية مثل المنافذ الكهربائية ، ومساحة التخزين ، وما إلى ذلك ، والأهم من ذلك ، لتحديد تخطيط المكتب الجديد. من الجيد أيضًا أن يكون لديك خطة تخطيط عامة لمساحتك الحالية بحيث يمكنك المقارنة بينهما ؛ إذا كانت هناك مناطق في المكتب الحالي لا تعمل ، حددها بحيث يمكن حلها في مساحتك الجديدة.
قم أيضًا بإعداد قائمة بالمشاكل المحتملة في المساحة الجديدة ، مثل منطقة استقبال أصغر أو منطقة تخزين أقل أو ربما مساحة مفتوحة أكبر قد تتطلب المزيد من المقصورات أو الجدران المؤقتة. قد يكون من الضروري استئجار النجارين أو الرسامين إذا كانت الجدران بحاجة إلى بنائها أو رسمها.
ربما تمت معالجتها عند شراء المساحة الجديدة ، ولكن تأكد فقط من عدم الحاجة إلى إكمال أي تغييرات إضافية في البناء أو التجميل قبل النقل.
اجمع فريقك
بالنسبة للمكاتب المتوسطة إلى الكبيرة ، قم بتعيين (أو طلب متطوعين) شخصًا من كل قسم أو قسم لتنسيق منطقتهم الخاصة.
يمكن تعيينه إلى المشرف على الإدارة أو المدير الذي يمكنه عندئذ التأكد من أن كل موظف يتحمل مسؤولية تعبئة مكتبه وملفاته وعناصره الشخصية. بالنسبة للمكاتب الأصغر ، قد تكون بمفردك. إذا كان الأمر كذلك ، حدد بعض الأشخاص الرئيسيين الذين قد يكونون قادرين على المساعدة في تنسيق هذه الخطوة.
يمكن لفريقك أيضًا المساعدة في تحديد المشكلات الحالية في المساحة القديمة وتقديم الحلول الممكنة للمكتب الجديد. إنها طريقة رائعة لدمج وجهات النظر الأخرى وتحقيق توافق في الآراء بشأن هذه الخطوة إذا لم يكن البعض متحمسًا تمامًا بشأن التغيير.
عقد اجتماعات منتظمة
في جدول أعمالك ، عيّن اجتماعات منتظمة وتأكد من إخطار الموظفين بتفاصيل الاجتماعات وضمان أن يعرف الجميع ما الذي يحتاجون فعله لحزم مكتبهم أو مساحة عملهم . من المهم إبقاء الجميع على علم للحد من أي مخاوف أو مخاوف ؛ التحرك مرهق لجميع المعنيين وخاصة إذا لم يتم إبلاغ القرارات.
تحديد الميزانية الخاصة بك
إذا كان لديك مبلغ ميزانية معين مخصص لحركتك ، فسيكون من المهم تحديد التكاليف قبل استئجار المحرك ، أو حتى قبل تعبئة الصندوق الأول.
اسناد المهمات
اطلب من لجنة التحرك الخاصة بك إنشاء قائمة بالمهام التي يجب إكمالها والتأكد من إضافتها إلى الجدول الزمني / الجدول الزمني.
قد تحتاج إلى مزودي خدمة متخصصين ، مثل مثبتي خطوط الهاتف أو متخصصي شبكات الكمبيوتر. اطلب من كل مدير قسم أو مشرف ما هو مطلوب من منطقتهم. تأكد من تغطية المناطق المشتركة ، مثل منطقة الاستقبال واللوبي ومناطق التخزين.
واحدة من أهم المهام هي استئجار المحركون . هناك شركات تتحرك تتخصص في تحركات المكاتب. ما عليك سوى التأكد من إجراء بحثك ، وطرح الأسئلة الصحيحة ، وجعل الشركة تأتي إلى مكتبك لتقييم تحركك. مثل أي تحرك منزلي ، تحتاج إلى التأكد من موثوقية الشركة وأنك تتلقى أفضل خدمة مقابل التكلفة. يمكن تعيين هذه المهمة لعدد قليل من الأشخاص ، كل استدعاء شركات محددة ثم مقارنة الملاحظات. ابدأ في وقت مبكر للتأكد من حصولك على أفضل سعر ممكن.
جعل قائمة الاتصال
ستحتاج إلى التأكد من أن جميع الأشخاص الذين تتعامل معهم ، سواء من الموردين أو العملاء ، يعرفون أنك تتحرك.
من المستحسن تعيين هذه المهمة لشخص واحد للإشراف عليها. يتطلب إخطار العملاء والعملاء اتصالات محددة حول المكان الذي تنتقل إليه وكيف ستعمل الشركة أثناء التنقل. تعد هذه المعلومات ضرورية لضمان عدم ذهاب عملائك إلى أماكن أخرى لخدماتك.