كيفية ترتيب أولوياتك المهام

نصائح لإدارة المهام مباشرة من الخبراء

إذاً لديك كل هذه الأشياء لإنجازها كل يوم وقائمة المهام الخاصة بك كاملة - كيف يمكنك أن تعرف ما يجب القيام به أولاً ، والثالث والثالث؟

يشعر الجميع إلى حد كبير بأن لديهم الكثير مما يجب فعله وقليلًا من الوقت للقيام بذلك. في كثير من الأحيان ، ينبع هذا الشعور الغامر من عدم القدرة على تحديد أولويات كل تلك المهام الملحة على ما يبدو. إذا كنت تشعر أن قائمة المهام الخاصة بك تنمو لأطول مدة ممكنة ولا تعرف حتى من أين تبدأ ، فإليك طريقة تحديد وتقييم المهام وتحديد أولوياتها.

1. جعل قائمة

قبل محاولة تصنيف التزاماتك حسب الأهمية ، خذ الوقت الكافي لتجميع قائمة شاملة بكل ما تحتاج إليه أو ترغب في تحقيقه. قسّم قائمتك إلى أقسام لأنواع مختلفة من المهام. هذه الفئات يمكن أن تشمل:

مهام يومية أو أسبوعية

هذه "الدواوين" الدنيوية التي يمكن أن تكون شخصية ( تخطيط وجبة وتسوق البقالة ) أو ذات صلة بالعمل (اجتماع الفريق الأسبوعي). إذا كنت تتبع بالفعل روتين يومي ، فسوف تكون على دراية بهذه المهام ؛ إذا لم تقم بذلك ، فهذا وقت مناسب لإنشاء واحدة. يمكن أن يتنوع ما تقوم بتضمينه - لن يرى بعض الأشخاص حاجة لتذكير أنفسهم بالتحقق من البريد الإلكتروني أو شراء البقالة ، ولكن الآخرين سيقدرون التذكيرات المهيكلة لتنفيذ إجراءات معينة في أوقات معينة أو في أيام معينة.

المهام مع المواعيد النهائية

ومن الواضح أن هذه الأمور يجب أن تتم في تاريخ محدد وتتطلب الإعداد المسبق. يمكن أن تكون الأمثلة ورقة مدرسية مستحقة في غضون ثلاثة أسابيع أو حفلة كنت تخطط لها لمدة ستة أشهر من الآن.

يمكن تقسيم هذه الأنواع من المهام - التي غالباً ما تسمى بالمشاريع - إلى مكونات أصغر - على سبيل المثال ، يمكن تقسيم "كتابة الورقة" إلى قراءة الكتب ذات الصلة ، وتنظيم ملاحظاتك ، وكتابة مخطط ، وكتابة مسودة أولية ، وهكذا على.

المهام المتكررة

هذه لا تحدث على تردد يومي أو أسبوعي ، لكنها ليست مشاريع لمرة واحدة أيضًا.

يمكن أن تشمل المهام المتكررة مواعيد طبيب الأسنان أو القيام بضرائب ربع سنوية.

مهام تحفيزية ذاتية

هذه مهام أو مشاريع تعرف أنه عليك القيام بها ، لكن لن يقوم أحد بتجربتك. نادرا ما ، إذا كان أي وقت مضى ، لديها حد زمني مدمج. اعتقد تحسين موقع الويب الخاص بك الأعمال التجارية الصغيرة أو إيجاد مزود الرعاية الأولية الجديد.

مهام تحفيزية ذاتية ، غير ضرورية

هذه هي الأنشطة الأكثر إمتاعا التي تميل إلى السقوط على جانب الطريق كما غيرها من المهام الأكثر وضوحا اللازمة تزاحم بها. اعتقد قراءة للمتعة أو العمل على الهوايات.

مهام يوماً ما

هذه المهام تتدلى في أسفل قائمة المهام أو الجزء الخلفي من عقلك ، ولكن عادة لا يتعين القيام بها في وقت قريب ، أو في أي وقت مضى. على سبيل المثال: طلاء مشعات الخاص بك.

2. تنظيم قائمتك

بمجرد إدراج كل شيء ، يمكنك معرفة ما يجب فعله أولاً وتنظيم الجدول الزمني الخاص بك. (كيف تفعل ذلك فعليًا - على ورقة ، أو مخطط ، أو تطبيق ، أو تقويم عبر الإنترنت ، أو خلاف ذلك - يهمك أقل من ذلك أنك تختار طريقة مناسبة لك والتي ستستخدمها.) فيما يلي بعض المعايير للتفكير بخصوص:

عاجل أو مهم

يمكن فرز جميع المهام في واحدة من أربع فئات. يجب القيام بالمهام العاجلة والمهمة أولاً ، في أقرب وقت ممكن ؛ يمكن تفويض المهام العاجلة ولكن غير المهمة إن أمكن ، ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، يجب أن يتضمن جدولك الزمني مرونة كافية ووقتًا إضافيًا لاستيعابها عند ظهورها ؛ يجب التخطيط لمهام مهمة ولكنها ليست عاجلة في وقت مبكر حتى لا تصبح ملحة ؛ يمكن القضاء على المهام التي ليست مهمة أو عاجلة ، على الرغم من أنه إذا كنت تستمتع بها ، فيجب العمل عليها في الجدول الزمني الخاص بك حتى لا تزاحمهم التزامات أكثر صرامة.

تقييم القيمة

يمكنك الحكم على قيمة المهمة بعدة طرق. قد يكون أحدهم هو ما إذا كان الأشخاص الآخرون قد تأثروا ، ومدى أهمية هؤلاء الأشخاص (موافقة رئيسك ورفاه الأطفال الذين يعتمدون عليك أكثر أهمية من آراء مجموعة من الغرباء التي وافقت عليها للانضمام إلى لقاء.) يمكنك أيضًا تعيين قيمة عالية للمهام التي تراها تؤتي ثمارها على المدى الطويل ، أو أنك ببساطة تجد المكافأة.

مرجع واحد قد تواجهه عند القراءة حول تحديد أولويات المهام هو القاعدة 80-20 أو مبدأ باريتو ، والتي تنص على أن 80٪ من التأثيرات تأتي من 20٪ من الأسباب. قد يثبت هذا أو لا يكون صحيحًا بالنسبة إليك ، ولكنه يعد تذكيرًا جيدًا لتحديد ما تنفقه في الوقت الفعلي وما هي جهودك التي تؤتي ثمارها.

التوقيت والمرونة

يسمح الجدول الزمني الفعّال بالتغييرات والتعرف على قيود الوقت. كن واقعيا عند تحديد أولوياتك وتخطيط أيامك. عندما تكون في شك ، نبالغ في تقدير الوقت الذي ستقوم به مهمة معينة.

إذا كانت هناك مهمتان مستحقتان في الوقت نفسه ، فإن اختيار أي منهما يبدأ بالاعتماد على كيفية العمل الأفضل. بعض الناس يفضلون الحصول على مهمة أبسط من الطريق للتركيز على أكثر تعقيدًا ؛ سوف يشعر الآخرون بالاطمئنان إذا بدأوا المهمة الأصعب أولاً ، واحصل على بعض أو كل ذلك قبل الانتقال. تذكر أنه لا يتعين عليك القيام بمهمة أو مشروع واحد من البداية إلى النهاية قبل الانتقال إلى المرحلة التالية - ما لم تكن بالطبع تعمل على تعزيز الإنتاجية.

قم بتقليل مهام المهام اليومية إلى ثلاثة على الأكثر. يمكن أن يشتمل اليوم أيضًا على مهام أصغر وأكثر روتينية أو أقل أهمية أو إلحاحًا ، لكن تحميل المهام الأساسية سيؤدي على الأرجح إلى التوتر وخيبة الأمل.

تذكر أن الأولويات يمكن أن تتغير - إذا كان رئيسك يحتاج إلى القيام بشيء ما الآن ، فمن المحتمل أن تكون أول أولوياتك السابقة قد وصلت إلى المركز الثاني. وهذا سبب إضافي لبناء مزيد من الوقت في جدول أعمالك لإتاحة المرونة.

3. مهام الدفعات

تعتبر مهام التجميع إحدى الطرق الأكثر فعالية وكفاءة للحصول على تلك المهام المزعجة والفعالة. يعني الخلط ببساطة أنك تعمل على نفس النوع من المهام مرارًا وتكرارًا قبل التبديل إلى شيء آخر. الخطوة الأولى هي تحديد المهام التي تقوم بها مراراً وتكراراً ثم إعداد سير عمل بسيط ليتبعوه. ثم تقوم بمعالجة تلك المهام في نفس الوقت باستخدام سير العمل هذا.

يتطلب التجميع إكمال مهام مماثلة تتطلب موارد مماثلة في "الدفعات" لتحسين الكفاءة والإنتاجية ، وفيما يلي بعض الأمثلة:

يسمح لك الخلط بالوصول إلى أخدود يقوم بنفس المهمة مرارًا وتكرارًا حتى لا تضطر إلى إضاعة الوقت في التعرف على الإرشادات أو ما يجب عليك فعله بعد ذلك.

4. القضاء على المهام

بمجرد إدراج جميع مهامك وفرزها من الأكثر أهمية إلى الأقل ، سيصبح من الواضح ما هي المهام الموجودة في أسفل القائمة. يمكن تفويضها أحيانًا لشخص آخر ، ولكن إذا كان ذلك غير ممكن ، فعليك أن تقرر ما إذا كنت تريد جدولة الوقت أو إزالته.

قد يكون لديك مهام في قائمتك ليس عليك القيام بها أو حتى ترغب في القيام بها ، ولكنك شعرت أنك مضطر إلى إضافتها في مرحلة ما (اذهب إلى صالة الألعاب الرياضية ، وحضور نادي الكتاب).

أخيراً ، من الممكن أن يكون لديك الكثير للقيام به - إذا لم تتمكن من إنجاز كل شيء ، قم بتقييم عبء العمل الخاص بك لتحديد ما إذا كنت بحاجة إلى المزيد من التدريب على تحديد الأولويات أو ما إذا كان عليك إخبار شخص ما أنك لم تعد قادرًا على مواصلة العمل مهمة معينة.