هل تعمل لدى شركة لديها اجتماعات متكررة؟ هل تساءلت يومًا عن ما يفترض بك فعله وما هو السلوك الصحيح في هذه التجمعات؟ هل تخشون حضور الاجتماعات لأنك خائف من أنك قد ترتكب خطأً زائفًا قد يعرض موقعك أو فرصك للتقدم ؟
عادة ، يحتفظ المديرون ، أو رؤساء الفرق ، أو المديرين التنفيذيين للشركات بالحق في بدء اجتماعات العمل عندما يشعرون بالحاجة.
وسواء كانت أحداثًا مجدولة بشكل منتظم أو دعيت لغرض محدد ، يجب على الجميع الحاضرين اتباع إرشادات آداب الأعمال المناسبة .
زعيم
قبل الاجتماع ، من الضروري أن يكون كل شيء منظمًا حتى لا تضيع وقتًا ثمينًا لأي شخص. كنت تريد أن تعمل بسلاسة وعلى الجدول الزمني قدر الإمكان ومع ذلك لا تزال تترك وقتا للأسئلة وردود الفعل إذا كان ذلك ممكنا. المفتاح هو إظهار الاحترام لجميع المعنيين.
فيما يلي بعض الإرشادات الموصى بها:
- لديك جدول أعمال مكتوب مع تسلسل منطقي وأوقات واقعية. إذا سمح الوقت والموارد ، أرسل نسخًا إلى كل من سيحضر.
- أرسل دعوة إلى الحضور المحتملين الذين لديهم أكبر قدر من التفاصيل حول الاجتماع ، قدر الإمكان ، بما في ذلك الموقع ووقت البدء وما يجب إحضاره ووقت الانتهاء.
- ابدأ بتحية ودية واسمح للجميع بمعرفة متى يكون من الجيد طرح الأسئلة.
- اجعل الماء على المنصة أو أمام الغرفة واحرقها بين الموضوعات أو عندما يتحدث شخص آخر.
- لست بحاجة إلى تدوين خطابك ، ولكن يجب أن يكون لديك على الأقل نقاط في ملاحظاتك. قد لا يؤدي ذلك إلى الانتقال من موضوع إلى آخر وفقدان ما تحتاج إلى قوله. هذا يمكن أن يسبب لك تضييع الوقت وترك الحاضرين يتساءلون عن نقطة الاجتماع.
- كن على علم بلغة الجسد الخاصة بحضورك. إذا كنت ترى أن الأشخاص يفقدون الاهتمام ، يتوقفون مؤقتًا ويتحققون من نفسك للتأكد من عدم تكرار المعلومات أو قضاء الكثير من الوقت في شيء غير مناسب.
- احضر بعض الحكايات للحفاظ على اللقاء مثيرًا للاهتمام. ومع ذلك ، تجنب قول النكات غير المناسبة التي لديها حتى تلميح من التمييز على أساس الجنس ، والعنصرية ، أو أي شيء آخر قد يسيء إلى الآخرين.
- لا تقم أبداً بسرقة أفكار الآخرين وقم بالاتصال بهم. اعطي دائما الفضل للآخرين للحصول على أفكار ومهام ناجحة.
- على الرغم من أنه لا بأس من التحرك قليلاً ، لا تكرر ذهاباً وإياباً عبر الجزء الأمامي من الغرفة. هذا يجعلك تبدو عصبيا.
- خلال فترة الأسئلة والأجوبة ، حافظ على هدوئك حتى يسأل الشخص الذي ينتهي قبل الإجابة. إذا كنت لا تفهم السؤال ، اطلب منه أو لها أن يكرره أو يشرح المزيد من التساؤل.
- إذا بدا شخص ما غاضبًا أو عدائيًا ، فاحرص على المحافظة على هدوئك واطلب من الشخص مناقشة هذا الأمر معك في وقت لاحق.
- قم بإنهاء الاجتماع مبكرًا إن أمكن. من الأفضل أن تكون أقصر من أن تفقد انتباه الحضور.
الحاضرين
يجب حضور كل من تتم دعوته للاجتماع ما لم تسمح الظروف بذلك. إذا كنت على علم بالاجتماع مسبقًا ، فكر في أخذ وقت إضافي مع شخصيتك الشخصية لإظهار الاحترام لأي مشرف يحضر.
اللباس بشكل مناسب لمستوى الأعمال.
نصائح الأخلاق الاجتماع:
- إذا طُلب منك إرسال رسالة تأكيد ، فقم بذلك بمجرد أن تدخل الاجتماع في التقويم الخاص بك .
- تظهر في الوقت المناسب . الوصول إلى هناك بضع دقائق في وقت مبكر إذا كان ذلك ممكنًا.
- تحقق من هاتفك الخلوي وتأكد من أنه في وضع صامت أو متوقف عن التشغيل. يجب عليك عدم إرسال رسائل نصية مطلقًا أثناء الاجتماع ، ما لم يطلبك القائد من شخص معين.
- إذا تم تقديم المرطبات ، يكون المشروبات مقبولة. ومع ذلك ، ما لم يأكل الآخرون ، انتظر حتى ينتهي الاجتماع لتناول وجبة خفيفة.
- إذا كان هذا اجتماع غداء ، احضر طعامك إلى المائدة وأكله بهدوء قدر الإمكان ودون الالتفات إلى نفسك.
- لا تقم بالدردشة أو تبادل الملاحظات مع الحاضرين الآخرين. هذا أمر مزعج للغاية ويمكن أن يعطي الانطباع بأنك لا تأخذ عملك بجدية كافية لإيلاء اهتمام وثيق لما يجري مناقشته.
- إذا تمت دعوتك ، فأجب مباشرة بأكبر قدر ممكن. عندما لا تعرف الإجابة ، اعتذر بصراحة. لا توجد إجابة أفضل من الخطأ.
- بعد الاجتماع ، أشكر المتحدث.
- لا تزال في غرفة الاجتماع لفترة أطول من اللازم. سوف يجعلك الخروج معلقة ، ولا تريد من رئيسك أن يعتقد أنك تستخدم الاجتماع للتهرب من واجباتك.
اجتماعات في مطعم
أحيانًا يتم استدعاء اجتماع الغداء ، وقد يتم عقده في أحد المطاعم. على الرغم من أن هذا بعيدًا عن المكتب ، تذكر أنك لا تزال في العمل.
نصائح اجتماع إضافية لاجتماعات المطعم:
- لن ننسى ابدا طاولتك الجدول .
- التعامل مع الحوادث وجبة الطعام مع النعمة والسلوك الحسن.
- استخدم الأدوات المناسبة . إذا كنت في شك أي شوكة تسير مع كل دورة ، اتبع الشخص الذي يقود الاجتماع.
- إذا كنت في مطعم بوفيه ، تعرف على السلوكيات المناسبة لمساعدة نفسك.
- اتبع المبادئ التوجيهية الصحيحة لتناول الأطعمة الإصبع .